Aftrekbare onthaal- en restaurant kosten

Welke soorten restaurant-, onthaal-, receptie- en representatiekosten zijn fiscaal aftrekbaar?

Restaurantkosten

Restaurantkosten zijn kosten voor maaltijden en dranken die genuttigd worden in een restaurant. Het begrip “restaurant” wordt ruim geïnterpreteerd: ook pizzeria’s, sandwichbars, fastfoodzaken, brasseries, enz. vallen hieronder.
Het algemeen principe is dat restaurantkosten 69% fiscaal aftrekbaar zijn binnen de inkomstenbelasting op voorwaarde dat het restaurant voor iedereen toegankelijk is. Indien dit niet het geval is, wordt de aftrek beperkt tot 50%.

De btw op restaurantkosten is niet aftrekbaar behalve in uitzonderlijke, wettelijk omschreven situaties. Restaurantkosten in het buitenland volgen dezelfde aftrekregels als in België.
Alle restaurantkosten met een beroepsmatig karakter komen in aanmerking: kosten voor werknemers, klanten, leveranciers, bestuurders of zakenrelaties. Ook kleine maaltijden zijn aftrekbaar.

Soms zijn restaurantkosten 100% aftrekbaar:

• restaurantkosten voor vertegenwoordigers in de voedingssector
• restaurantkosten tijdens een jaarlijks personeelsfeest dat openstaat voor alle werknemers
• restaurantkosten in een bedrijfsrestaurant

Als bewijsstuk gebruikt men best de btw-bon of het btw-kasticket. Wij raden aan om een digitale notitie toe te voegen in het boekhoudplatform om discussies bij controles te vermijden. Zoals bijvoorbeeld de context van de uitgave (bv. ‘lunch met klant X’).

Onthaal- en receptiekosten

Onthaal- of receptiekosten zijn kosten voor de ontvangst van externe relaties zoals klanten, leveranciers en zakenpartners. Deze kosten zijn algemeen voor 50% aftrekbaar in de inkomstenbelasting. De btw is in principe niet aftrekbaar.

Onthaal beperkt zich niet tot ontvangst in eigen lokalen: ook opendeurdagen, promotie-events of demonstratiedagen – intern of extern – vallen hieronder.

Voorbeelden van mogelijke onthaalkosten:

• kosten van voeding en drank
• kosten voor versiering en organisatie
• huur en/of inrichting van lokalen

In sommige gevallen zijn onthaalkosten volledig aftrekbaar:

• receptiekosten voor personeel bij Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar of pensionering (max. éénmaal per jaar en voor alle werknemers)
• demonstratiekosten met eventuele uitdeling van handelsmonsters
• vervoerskosten en kosten verbonden aan degustaties van producten die het bedrijf produceert of verkoopt
• kosten van toegang tot VIP-arrangementen bij sportieve of culturele events, op voorwaarde dat er duidelijk zichtbare reclame aanwezig is (de eigenlijke onthaal-/cateringkosten blijven wel 50% aftrekbaar)
• bloemen of planten die worden aangekocht voor de versiering van de bedrijfslokalen (zoals werkplaatsen, wachtzalen, vergaderzalen, kantoren …), zijn geen kosten van onthaal. In dat geval is de gewone btw-aftrekregeling van artikel 45, §1 van het Btw-Wetboek van toepassing

Heb je vragen? Neem zeker even contact op met je dossierbeheerder.