Peppol, vanaf 2026 geen facturen meer in pdf, Excel of Word

Vanaf 2026 zal het niet meer toegelaten zijn om je facturen aan bedrijven aan te leveren als Word, Excel of pdf-bestand. Elke ondernemer moet dan facturen opmaken via een software en aanleveren via een digitale brievenbus, ook wel een access point genoemd.  

Wat is Peppol? 

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een gestandaardiseerd netwerk dat de uitwisseling van elektronische documenten, zoals facturen, tussen bedrijven vergemakkelijkt. Vanaf 1 januari 2026 is Peppol-facturatie verplicht voor alle bedrijven in de B2B-sector. Het netwerk werd ontwikkeld door de Europese Unie en wordt ter beschikking gesteld aan de landen binnen de EU. 

Peppol is opgericht om grensoverschrijdende handel binnen Europa te vereenvoudigen. Het biedt een gestandaardiseerde en veilige infrastructuur voor het uitwisselen van e-documenten, ongeacht de locatie of gebruikte software van de betrokken partijen. Dit zorgt voor een vlotte en foutloze documentuitwisseling. 

Peppol access points 

Access Points geven je toegang tot het Peppol-netwerk en worden ter beschikking gesteld door software leveranciers. Zonder toegang tot een access point kun je geen documenten verzenden of ontvangen. Als ondernemer moet je een access point kiezen voor uitgaande documenten (access point out), waarbij je meerdere access points out kan hebben. En je moet 1 access point kiezen voor inkomende documenten (accespoint in).  Stem de keuze van je ‘access point in’ zeker af met je accountant om een vlotte verwerking van je documenten te garanderen.  

Hoe maak ik mijn factuur Peppol proof? 

Het is belangrijk daarvoor een software te gebruiken die facturen kan opmaken in UBL (Universal Business Language), een specifieke taal die compatibel is met het Peppol netwerk. Facturen in Excel of Word omzetten naar PDF is dus niet meer voldoende. 

Momenteel zijn er heel wat softwaretools in ontwikkeling waar een beperkte facturatiemodule in zal opgenomen worden. In sommige boekhoudsoftware is een dergelijke facturatiemodule reeds opgenomen.  

Voordelen van Peppol facturatie 

• Efficiëntie, tijdsbesparing en snellere betaling van je factuur: Peppol versnelt het facturatieproces door de automatisering van gegevensoverdracht, wat leidt tot snellere verwerking, minder fouten en tijdsbesparing 
• Internationale handel vereenvoudigen: Peppol biedt een gemeenschappelijk kader voor de uitwisseling van documenten, wat internationale handel vergemakkelijkt  
• Kostenbesparing: elektronische facturatie via Peppol elimineert de noodzaak van papieren documenten, post en handmatige gegevensinvoer 
• Betrouwbaarheid en veiligheid: Access points zijn gecertifieerd door de overheid waardoor er een veilige uitwisseling en ontvangst is van elektronische documenten 

Liberoo tip 

Gebruik je momenteel Yuki of Billtobox voor facturatie? Dan kan je nu al gebruik maken van de uitwisseling van documenten via het Peppol netwerk. 

Ben je geen Yuki of Billtobox gebruiker? Dan raden we aan nog heel even te wachten met de keuze van een access point in. Er worden momenteel nog heel wat access points ontwikkeld met bijhorende facturatiemodules, elk met hun eigen aanbod en prijszetting. We informeren je zo snel mogelijk welk systeem het meest interessant is om een vlotte samenwerking met je boekhoudpakket te garanderen.