Betaalterminal kopen of huren?

Elektronisch betalen is al lang geen extra service meer. Klanten verwachten dat ze snel, veilig en zonder gedoe kunnen afrekenen, of je nu werkt in administratie, IT-support, consultancy of een andere dienstensector. Sinds ondernemingen verplicht zijn om minstens één elektronische betaalmogelijkheid aan te bieden, is het nóg belangrijker om te kiezen voor een systeem dat past bij je manier van werken. Maar ga je beter een betaalterminal kopen of huren? En welke oplossingen zijn er vandaag de dag het meest interessant?
In dit artikel nemen we je mee door de verschillende opties, de voor- en nadelen en enkele belangrijke aanbieders.

Waarom een betaalterminal belangrijk is

Een betaalterminal of een digitale betaaloplossing is meer dan alleen een toestel. Het is een onderdeel van je dienstverlening. Klanten hoeven geen cash te hebben, transacties verlopen snel, en je straalt meteen meer professionaliteit uit. Zeker voor kleinere ondernemingen of dienstverleners die vaak kort ter plaatse werken of klanten op afspraak ontvangen, maakt dat een groot verschil. Minder cash betekent ook minder administratieve rompslomp en minder risico.
Bovendien zien we dat klanten steeds vaker hun smartphone gebruiken: contactloos betalen, QR-codes scannen of via hun bankapp afrekenen. Een moderne betaaloplossing moet die flexibiliteit ondersteunen.

Kopen of huren: het verschil in de praktijk

De keuze tussen kopen of huren lijkt eenvoudig maar hangt sterk af van je situatie.

Kopen: één keer investeren, lang profiteren

Wie regelmatig betalingen ontvangt en een vaste werklocatie heeft, vindt kopen vaak de meest voordelige optie op lange termijn. Je betaalt éénmalig voor het toestel en daarna heb je in principe enkel nog transactiekosten. Je kiest zelf welke terminal je gebruikt en hebt volledige vrijheid in hardware en software. Daar staat tegenover dat de startkost hoger ligt. Je bent zelf verantwoordelijk voor updates of eventuele herstellingen, al zijn moderne terminals over het algemeen behoorlijk betrouwbaar.

Huren: kleine maandelijkse kost, maximale zekerheid

Voor starters of ondernemers die niet precies weten hoeveel transacties ze zullen hebben, is huren een heel logische keuze. Je betaalt een vaste maandelijkse kost en in ruil krijg je ondersteuning, updates en vervanging als er iets misloopt. Geen zorgen, geen verrassingen.
Nadeel is dat huren op lange termijn duurder uitvalt. Bovendien zit je vaak aan een contract vast en is de keuze in toestellen beperkter.

Populaire betaaloplossingen: van QR tot fysieke terminal

Niet elke onderneming heeft dezelfde noden. Daarom is het belangrijk te kijken naar de systemen die vandaag het vaakst gebruikt worden.

Payconiq by Bancontact

Deze oplossing is ideaal voor ondernemers die de overstap naar elektronisch betalen zo laagdrempelig mogelijk willen houden. Je hebt geen fysieke terminal nodig: de klant scant je QR-code en betaalt via z’n bankapp. De kosten liggen laag per transactie en er komt amper administratie bij kijken. Voor wie vaak kleine bedragen ontvangt of mobiel werkt, is dit een bijzonder efficiënte oplossing.
Het enige nadeel is dat je hiermee geen klassieke kaartbetalingen aanvaardt. Wie dat belangrijk vindt, combineert dus best met een kaartterminal.

SumUp

SumUp richt zich vooral op kleine bedrijven en zelfstandigen. De toestellen zijn goedkoop in aankoop en je betaalt geen vaste maandelijkse kosten, alleen transactiekosten. Dat maakt het systeem interessant voor wie flexibel wil werken zonder zware investeringen. Een SumUp-terminal ondersteunt kaartbetalingen, contactloos betalen en smartphonebetalingen.
Het percentage per transactie ligt hoger dan bij traditionele terminals, maar daar staat tegenover dat je enkel betaalt wanneer je de terminal effectief gebruikt.

Professionele betaalterminals

Voor ondernemingen die een constante klantenstroom hebben of een fysieke winkel uitbaten, blijven klassieke betaalterminals (bijvoorbeeld via Worldline, CCV of myPOS) doorgaans de beste keuze. Ze zijn robuust, snel, betrouwbaar en geschikt voor intensief gebruik. Bovendien kun je kiezen tussen kopen of huren, afhankelijk van je budget en noden.

Wat kost dat nu eigenlijk?

De kostprijs hangt sterk af van je keuze:

• kopen
  • eenvoudige mobiele terminals: vanaf ± €30 tot €100
  • professionele terminals: €300 tot €800
• huren
  • meestal €15 tot €35 per maand
• transactiekosten
  • Payconiq: vaste, lage kost per transactie + jaarlijkse bijdrage
  • SumUp: percentage per transactie
  • klassieke terminals: combinatie van vaste en variabele kosten

Je totale kost hangt dus vooral af van hoeveel transacties je doet en hoe hoog de bedragen gemiddeld zijn.

Hoe kies je wat voor jou het beste werkt?

Een eenvoudige manier om te beslissen:

• doe je veel transacties, vaak aan de balie of op kantoor?
  → dan is kopen of huren van een professionele terminal meestal het interessantst.
• ben je mobiel actief of ontvang je maar sporadisch betalingen?
  → dan volstaat of een lichte terminal zoals die van sumup.
• wil je zo weinig mogelijk opstartkosten?
  → huur of QR-betaling zijn budgetvriendelijk.
• wil je zo laag mogelijke kosten op lange termijn?
  → een aangekochte terminal is dan meestal de slimste keuze.

Veel ondernemers combineren vandaag trouwens twee systemen: voor snelle, kleine of mobiele betalingen en een terminal voor traditionele kaarttransacties.

Conclusie

Een betaalterminal kiezen is geen eenmalige beslissing maar een onderdeel van je bedrijfsstrategie. Denk na over hoe je werkt, hoeveel transacties je verwacht en welke betaalmethoden je klanten het vaakst gebruiken. Voor sommige ondernemers voldoet een QR-oplossing perfect, terwijl anderen nood hebben aan een robuuste terminal die dagelijks gebruikt wordt. Of je nu koopt of huurt: de beste oplossing is degene die jouw werk eenvoudiger maakt en je klanten een vlotte, professionele betaalervaring biedt.