De nieuwe standaard voor het ontvangen en verzenden van facturen: Peppol

Een nieuw jaar gaat meestal hand in hand met een nieuwe facturatieperiode. De dag van vandaag komen facturen op verschillende manieren bij de bestemmeling. Waar vroeger de standaard een papieren factuur was (al dan niet met de post verstuurd) is dat vandaag de dag helemaal niet meer het geval.

Facturen worden op de meest exotische manieren bezorgd en dat kan best wat vervelende gevolgen hebben. Je herkent onderstaande situatie misschien wel:

• een factuur via mail geraakt soms ondergesneeuwd tussen de vele andere mails in je mailbox
• je ontvangt een link in je mailbox, die je eerst moet ophalen vooraleer je deze kan printen of doorsturen
• een aantal facturen komen dan weer rechtstreeks binnen in de boekhoudsoftware zelf
• andere facturen ontvang je nog met de post, die moet je nog inscannen en naar de boekhouding sturen
• sommige worden onmiddellijk verstuurd naar de boekhouding en vergeten we soms te betalen
• verkoopfacturen komen soms bij de verkeerde contactpersoon terecht en worden bijgevolg soms niet tijdig betaald

In 2024 komt daar verandering in: vanaf dan zijn we verplicht facturen te versturen via het Peppol-netwerk. Sedert 2021 is dit al verplicht voor de B2G (Business to Government)-facturen. Ondernemers die reeds aan de overheid factureren kennen dit principe ondertussen al.

Maar wat is peppol?

Peppol is de afkorting voor Pan EUR Public Procurement Online, vrij vertaald: het uitwisselen van facturen binnen een beveiligd internationaal netwerk aan bedrijven die lid zijn van het netwerk.

Voor alle duidelijkheid, Peppol is een protocol, geen software.

Een protocol is een standaard set aan regels dat elektronische apparaten in staat stelt om met elkaar te communiceren. Deze bevat regels en afspraken die men vastlegt zodat computers vlot en veilig met elkaar kunnen communiceren. Kortom, de factuur zal aan het juiste ondernemingsnummer toegewezen worden en kan bijgevolg niet meer verloren gaan.

Bedrijven zullen gefaseerd, verplicht moeten toetreden tot het Peppol-netwerk, het is echter toegelaten dit vroeger dan de voorziene deadline te doen.

Afhankelijk van de omzet zijn er 3 tijdstippen vastgelegd waartegen het gebruik van het Peppol-netwerk verplicht zal zijn.

• 07/2024: omzet > €9.000.000
• 01/2025: omzet > €700.000
• 07/2025: omzet < €700.000

Wat hoef je vandaag te doen?

Zoals eerder vermeld kan je je al aanmelden op het Peppol-netwerk ongeacht je omzet. Heb je hier vragen rond? Spreek dan zeker even je boekhouder aan.

Ben je op vandaag nog niet geïnteresseerd?  Weet dan dat het vanaf 2024 een verplichting zal worden, afhankelijk van je omzet. In 2025 zal ieder bedrijf op het Peppol-netwerk aangesloten moeten zijn.

Wat wijzigt er?

• centralisatie van de facturen op 1 plaats in de boekhouding
• de huidige factuurflow zal mogelijk aangepast moeten worden, denk maar aan de goedkeuring van facturen die nu op papier of via e-mail verlopen
• betalingen kunnen niet meer gebeuren op basis van papieren facturen maar zullen gecentraliseerd worden in de boekhoudsoftware
• B2B facturen doorsturen/inscannen zal niet meer nodig zijn
• bij het ontvangen van een nieuwe factuur via Peppol zal je een melding via mail krijgen waarna je de factuur zelf kan bekijken in je boekhoudsoftware
• de kans dat een factuur verloren gaat, is quasi onbestaande
• facturen staan in een keer in het XML-format, een formaat dat door de meeste boekhoudsoftware ondersteund wordt. Dit zal zorgen voor een snellere en correctere verwerking
• alle facturen zijn in een keer toegekend aan de juiste btw-periode

Vandaag staan we aan het begin van 2023, je hebt dus best nog wat tijd om over dit proces na te denken en de juiste facturatiesoftware te zoeken. De meeste software is klaar voor Peppol . Als dat niet het geval is, dan zullen ook zij ervoor moeten zorgen dat ze voldoen aan de vereisten voor mid 2024.