Digitalisatie, the new way of life

De digitalisatie heeft een hele impact op onze samenleving. De consumenten zijn ondertussen helemaal mee, zij bestellen vaak maaltijden online of kopen artikelen via webshops. Ondernemers beseffen heel goed dat ze moeten digitaliseren, maar voor sommigen onder ons blijft het moeilijk om de eerste stap te zetten naar online verkoop, marketing, facturatie,….

Het is een hele nieuwe wereld en dat kan best voor wat onzekerheid zorgen. Maar door in het digitaliseringsproces te stappen, kunnen ondernemers echter heel wat neventaken, zoals bijvoorbeeld de boekhouding, automatiseren en zich meer focussen op hun “core business”.

Ondernemers die vandaag de stap zetten naar digitalisering kunnen daardoor een heuse voorsprong creëren ten opzichte van de anderen.

Uitgaande facturen

Sinds 2013 heeft de e-factuur, die wordt afgeleverd via e-mail of via een webplatform, dezelfde waarde als haar papieren tegenhanger.

Enkele voordelen van online facturatie op een rijtje:

• zowel het ontvangen als het versturen van digitale facturen is goedkoper (geen papier, geen postzegels, geen archiveringskosten, geen verplaatsingen naar de postbus, …). Er wordt gesteld dat de e-factuur 75%  goedkoper is dan de papieren variant
• digitaal factureren is sneller en doeltreffender, je wint niet alleen tijd maar je loopt ook minder risico op fouten
• automatische herinneringen zorgen voor meer efficiëntie en dus voor snellere betalingen
• een stap naar meer duurzaamheid door de vermindering van papierverbruik en een beperking van de verplaatsingen

Onze tip: zorg voor een gebruiksvriendelijk facturatieprogramma zoals bijvoorbeeld Teamleader

Inkomende facturen

De meerderheid van de facturen worden momenteel al digitaal aangeboden, toch blijven papieren facturen nog steeds sterk vertegenwoordigd.

Sommige leveranciers bezorgen je een factuur zowel digitaal als op papier, wat vaak dubbele betalingen tot gevolg heeft.

Onze tip: vraag aan al je leveranciers om de facturen op een digitale manier te bezorgen

Het is belangrijk om een vaste verblijfplaats voor je facturen te hebben zodat je er geen enkele uit het oog kan verliezen. Een aparte mailbox voor je facturen aanmaken is daarom geen overbodige luxe. Heel wat digitale facturen komen terecht in de mailbox, maar verder bestaan er nog heel wat andere exotische manieren om facturen aan te leveren. Sommige organisaties ondervinden moeilijkheden door digitalisatie omdat ze gehinderd worden door procedures waar ze geen kennis van hebben. Een simpel voorbeeld hiervan zijn de facturen van de energieleveranciers en de telecombedrijven die je digitaal moet ophalen via hun website met jou persoonlijke login. Er zijn eveneens bedrijven die zeer omslachtige manieren gebruiken om hun facturen aan de klant te bezorgen. Denk bijvoorbeeld aan Facebook, Bol, Mollie, sociale secretariaten, Mailchimp, ….Ook deze facturen moet je als ondernemer maandelijkse digitaal ophalen en aan het boekhoudkantoor bezorgen.

Onze tip: plan enkele uren per maand in om de facturen daadwerkelijk digitaal op te halen zodat je er geen over het hoofd ziet.

Interesse? Neem dan snel even op met ons team administratie! Zij boosten met plezier jouw administratie.