E-facturatie in de praktijk: zo maakte ik de overstap
E-facturatie klinkt misschien wat technisch, maar voor mij betekende het vooral: rust in mijn administratie. Al moet ik eerlijk zijn: in het begin zag ik er wat tegenop. Weer een nieuwe tool, weer iets nieuw om te leren… Ik dacht dat het me vooral extra werk zou opleveren. Maar dat bleek gelukkig niet zo te zijn.
Als kleine zelfstandige was mijn administratie jarenlang een bron van frustratie. Facturen kwamen binnen via verschillende mailboxen, andere moest ik downloaden en sommige kreeg ik nog per post. Bonnetjes raakten kwijt in mijn auto of verdwenen tussen stapels papier. En elke keer was het een gedoe om alles op tijd bij mijn boekhouder te krijgen.
Sinds ik met e-facturatie via Peppol werk, komt alles veel vlotter samen. Inkomende én uitgaande facturen staan netjes op één plek zonder dat ik nog moet zoeken of downloaden. Geen verschillende e-mailadressen meer, geen papieren rompslomp. Niet iedereen werkt al met Peppol, dus af en toe blijft er nog wat manueel werk over. Maar hoe meer ondernemers mee zijn, hoe makkelijker het wordt. Bonnetjes upload ik gewoon via een app of stuur ik door per mail – gedaan met papieren verliezen.
Wat ik ook handig vind, is hoe snel ik nu iets terugvind. Of ik nu zoek op “ramenwasser” of “GSM”, in een paar seconden heb ik de juiste factuur. Dat bespaart me ook tijd.
Nog een voordeel: ik word sneller betaald. Facturen die ik via Peppol verstuur, komen bij mijn klanten automatisch terecht in hun systeem. Geen verloren facturen meer en minder fouten. Betalingen kan ik trouwens rechtstreeks vanuit het systeem doen – geen extra omwegen meer.
De koppeling met mijn boekhoudsoftware is de kers op de taart. Zowel ik als mijn boekhouder hebben altijd zicht op wat nog moet gebeuren en wat al afgerond is.
E-facturatie via Peppol voelt voor mij echt als een stap vooruit. Mijn administratie zal eindelijk overzichtelijk zijn. Nog niet iedereen is mee, dus soms is het nog wat zoeken in deze overgangsperiode. Maar ik weet zeker: eens iedereen op de trein zit, wordt het voor ons allemaal een pak eenvoudiger. En met de nieuwe regels die eraan komen, ben ik blij dat ik nu al goed voorbereid ben.
Mijn praktische tips
1. Overleg met je boekhouder – samen kies je de beste tool
Ik heb eerst kort contact opgenomen met mijn liberoo-boekhouder. Samen hebben we bekeken welke e-facturatietool het beste aansloot bij mijn manier van werken en mijn boekhoudpakket.
2. Activeer en koppel aan Peppol – eenvoudiger dan je denkt
Na de keuze heeft mijn boekhouder de tool geactiveerd en gekoppeld aan het Peppol-netwerk. Dat was zo geregeld.
3. Start met digitaal factureren – en geniet van het gemak
Vanaf dat moment kon ik meteen e-facturen versturen én ontvangen via Peppol. Ook bonnetjes uploaden en betalingen uitvoeren vanuit het systeem gaat vanzelf.
Mijn advies? Wacht niet tot het verplicht wordt. Gun jezelf meer tijd, minder stress en een administratie die vlotter loopt. Gewoon even contact opnemen met je boekhouder en je bent zo vertrokken!
