E-signing, het elektronisch handtekenen van documenten
Nog nooit werd de digitale handtekening zo frequent gebruikt als nu; daar heeft Covid voor gezorgd.
E-signing is het digitaal versturen van documenten en deze digitaal & wettelijk (juridisch bindend) ondertekenen. De digitale handtekening is kort gezegd een akkoord geven op de inhoud van een overeenkomst via laptop, smartphone, of tablet, dus niet met pen en papier,
De pandemie heeft het belang en de voordelen van e-signing aan het licht gebracht. Niet alleen liet het ons toe om in tijden van social distancing zaken te blijven doen met de klanten, het hielp ons ook om het thuiswerk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Contracten en documenten worden veel sneller ondertekend.
De voordelen van e-signing
- geld besparen: geen kosten meer voor papier, verwerking, opslagruimte en post
- tijd besparen: niet meer wachten tot papieren documenten terugkomen per post en gedaan met onnodige verplaatsingen
- milieuvriendelijk: geen papierverspilling meer
- juridisch bindend en veilig: e-handtekeningen zijn rechtsgeldig, betrouwbaar en afdwingbaar in vrijwel alle geïndustrialiseerde landen.
Hou er wel rekening mee dat voor bepaalde documenten zoals bijvoorbeeld notariële aktes de ondertekenaar nog wel persoonlijk aanwezig moet zijn.
Waarom is de digitale handtekening veiliger dan de gewone?
Het document wordt versleuteld wat wil zeggen dat er na de ondertekening geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden. Ook wordt een tijdsstempel toegevoegd waardoor er geen discussies kunnen zijn over het tijdstip van de ondertekening. Daarenboven zijn alle kopieën van het document even rechtsgeldig waardoor het origineel niet meer bewaard hoeft te worden
Soorten e-handtekeningen
Er bestaan 3 soorten elektronische handtekeningen:
- de gewone elektronische handtekening: het ondertekenen van het document gebeurt bijvoorbeeld door het invullen van een code die je ontvangt per sms of mail of het kleven van een handtekening in een document.
- de geavanceerde elektronische handtekening waarvoor authenticatie vereist is. Ook nu kan je een code ontvangen, maar van deze code kan alleen jij de ontvanger zijn. Het bericht kan niet vervalst worden.
- de gekwalificeerde elektronische handtekening waarbij je bijvoorbeeld gaat ondertekenen met je eID of Itsme-applicatie. Dit is technisch de meest complexe vorm van ondertekening die juridisch het meest garanties biedt op het vlak van authenticiteit van de handtekening en integriteit van het ondertekende document.
Heel wat bedrijven bieden software voor de digitale handtekening aan. Belangrijk hierbij is om daarin de juiste keuze te maken. Hou hierbij vooral rekening met de volgende factoren: gebruikerservaring, beveiliging, privacy en integratie.
Binnen liberoo werken we met Nitro een product dat voldoet aan al deze vereisten.
