Factuuromschrijving aanpassen: wat zijn de risico’s?

In de praktijk komt het geregeld voor dat een klant een leverancier vraagt om de omschrijving op een factuur aan te passen. Niet elke wijziging is problematisch. Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen een legitieme correctie van een foutieve factuur en een aanpassing die uitsluitend wordt gevraagd om fiscale of andere voordelen te verkrijgen.

Legitieme correcties vormen doorgaans geen probleem

Wanneer een factuur een foutieve of onvolledige omschrijving bevat, is een correctie perfect verantwoord. Denk bijvoorbeeld aan een verkeerd vermeld project, een onnauwkeurige beschrijving van de geleverde diensten of een administratieve vergissing.

In dergelijke gevallen gebeurt de correctie best via de uitreiking van een creditnota, gevolgd door een nieuwe factuur met de correcte gegevens. Deze werkwijze is zowel boekhoudkundig als fiscaal correct en vormt in principe geen risico voor de betrokken partijen.

Risico’s bij aanpassingen zonder zakelijke rechtvaardiging

De situatie wordt anders wanneer de omschrijving wordt aangepast met als doel een fiscaal voordeel te behalen waarvoor geen reële grond bestaat. In dat geval kunnen verschillende risico’s ontstaan.

Fiscaal misbruik en simulatie

Wanneer een factuuromschrijving wordt gewijzigd om een niet-aftrekbare uitgave toch als beroepskost voor te stellen, kan de administratie dit beschouwen als een vorm van simulatie of fiscale fraude. Een klassiek voorbeeld is het voorstellen van een privé-uitgave als een beroepsmatige kost.
Indien de fiscus vaststelt dat de factuur niet overeenstemt met de werkelijkheid, kan hij de kostenaftrek en eventuele btw-aftrek verwerpen. Daarnaast kunnen belastingverhogingen en nalatigheidsinteresten worden opgelegd.

Risico op btw-fraude

Een onjuiste omschrijving kan ook gevolgen hebben voor de btw-behandeling van de factuur. Indien door de gewijzigde omschrijving ten onrechte btw wordt gerecupereerd, kan dit worden gekwalificeerd als btw-fraude.
De financiële gevolgen kunnen aanzienlijk zijn, aangezien naast de terugvordering van de onterecht afgetrokken btw ook administratieve boetes kunnen worden opgelegd.

Strafrechtelijke gevolgen

In ernstige gevallen, bijvoorbeeld wanneer systematisch facturen met een onjuiste inhoud worden opgesteld of aangepast, kunnen de feiten een strafrechtelijke dimensie krijgen.
Het opmaken of gebruiken van documenten die bewust een verkeerde voorstelling van de werkelijkheid geven, kan aanleiding geven tot vervolging wegens valsheid in geschrifte of gebruik van valse stukken. Daarbij kunnen zowel de ontvanger van de factuur als de leverancier die de factuur uitreikt aansprakelijk worden gesteld.

Aansprakelijkheid van de leverancier

Ook de leverancier loopt risico wanneer hij bewust instemt met een onjuiste omschrijving. Het argument dat de aanpassing gebeurde op vraag van de klant biedt geen bescherming tegen fiscale controles of strafrechtelijke vervolging.
Een leverancier die meewerkt aan het opstellen van een factuur met een valse inhoud kan zowel fiscale sancties als strafrechtelijke gevolgen ondervinden.

Praktisch advies

Wanneer een klant een wijziging van een factuuromschrijving vraagt, is het essentieel om eerst de achterliggende reden te onderzoeken.
Is er sprake van een feitelijke fout of onvolledigheid, dan kan de factuur correct worden rechtgezet via een creditnota en een nieuwe factuur.
Heeft de gevraagde wijziging geen zakelijke rechtvaardiging en lijkt ze enkel bedoeld om een fiscaal voordeel te creëren, dan is het raadzaam om de aanpassing te weigeren.

Conclusie

Het aanpassen van een factuuromschrijving is op zich niet verboden, zolang de wijziging overeenstemt met de economische realiteit en dient om foutieve gegevens te corrigeren. Zodra een aanpassing echter wordt gevraagd om een andere werkelijkheid te creëren of om fiscale voordelen te verkrijgen waarop geen recht bestaat, kunnen aanzienlijke fiscale, administratieve en zelfs strafrechtelijke gevolgen ontstaan voor zowel de klant als de leverancier. Transparantie, correcte documentatie en een nauwkeurige aansluiting bij de feiten blijven dan ook essentieel.