Forfaitaire onkosten eigen aan de werkgever, ook van toepassing op bedrijfsleiders

Wat?

De forfaitaire onkostenvergoeding is zoals het woord het zelf aangeeft een forfaitair en dus vast maandelijks bedrag. Het vertegenwoordigt de kleine dagdagelijkse uitgaven die je in naam en voor rekening van de onderneming betaalt in uitvoering van je activiteit. Denk hierbij aan carwashbezoeken, verzendkosten voor een (aangetekend) schrijven en andere kleine kosten die je als werknemer of bedrijfsleider voorschiet voor de onderneming.

Je kan deze kosten dan één op één gaan terugvorderen maar een klein ticketje is snel verloren of niet langer leesbaar. Om deze administratieve rompslomp te voorkomen, kan ervoor geopteerd worden om maandelijks een vast bedrag als terugbetaling voor deze kosten te voorzien.

Wie?

Een forfaitaire onkostenvergoeding is mogelijk voor werknemers en bedrijfsleiders. Werk je binnen een eenmanszaak, dan kan je wel een onkostenvergoeding voorzien voor je personeelsleden maar niet voor jezelf. In dat geval dien je wel de werkelijke beroepskosten te bewijzen aan de hand van verantwoordingsstukken.

Voorwaarden?

Het moet gaan om een terugbetaling van werkelijke beroepsuitgaven. Deze mogen dan uiteraard niet worden terugbetaald op basis van het verantwoordingsstuk. Tevens mag dit verantwoordingsstuk  ook niet in kosten worden opgenomen. Dit zou immers aanleiding geven tot een dubbele kostenaftrek.

Welke kosten?

Zoals eerder aangehaald kan het hier gaan om diverse kleine uitgaven waarvoor geen verantwoordingsstuk werd uitgereikt of voorgelegd kan worden.
Restaurantkosten – let hierbij op het beroepsmatig karakter. Het moet gaan om etentjes met een (potentiël) zakelijke relatie.
portkosten
bureelkosten (papier, schrijfgerief, …)
communicatiekosten (gsm, telefoon, internet,…)
Autokosten (carwash, ruitenwisservloeistof, parkingkosten…)
…

Zorg echter steeds voor een degelijke onderbouwing van het maandelijks forfait en hou in het achterhoofd dat bij een controle overdreven vergoedingen steeds zullen geviseerd worden. Maak dus gebruik van de forfaitaire onkostenvergoeding maar misbruik ze niet!