Heb je nog vakantiedagen 2021 over?

Informeer je werknemers dat ze hun wettelijke vakantie voor 31 december moeten opnemen

De verplichte sluiting van sommige winkels, het telewerken en de beperkte mogelijkheden om naar het buitenland te reizen zetten niet echt aan om vakantie te nemen. Deze zomer was er een “inhaalbeweging”. Deze was echter onvoldoende om het aantal opgenomen vakantiedagen voldoende te beperken.

Je moet je werknemers dan ook zo snel mogelijk informeren dat ze hun wettelijke vakantiedagen moeten opnemen. De wet bepaalt immers dat de vakantie binnen de 12 maanden die op het einde van het vakantiedienstjaar volgen, toegekend moet worden. Het is bijgevolg verboden de nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen naar het volgende jaar over te dragen.

Uitzonderingen zijn niet toegelaten…

De jaarlijkse vakantie van de werknemer wordt als een recht beschouwd, wat betekent dat hij er in geen geval afstand van mag doen. Dit betekent dus dat een werknemer zijn vakantiedagen uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar moet opnemen. Gebeurt dit niet, dan kan je, als werkgever, een strafrechtelijke of een administratieve boete oplopen. Voor de werkgever die heeft nagelaten om de wettelijke vakantie binnen de voorgeschreven termijn toe te staan, is immers een sanctie van niveau 2 voorzien:

• Een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro
• Of een administratieve geldboete van 200 tot 2.000 euro

Deze boete wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

Hoewel deze sancties slechts zelden toegepast worden, stellen we in de praktijk vast dat het Toezicht op de sociale wetten de naleving van deze verplichting toch nagaat.

Denk er dan ook aan een personeelsnota te verspreiden waarin je aan je werknemers vraagt hun vakantiedagen op te nemen indien zij er nog overhebben. Zo kan je bewijzen dat je hen de mogelijkheid gegeven hebt het saldo van hun vakantiedagen op te nemen voor het einde van het jaar.

… zelfs niet bij tijdelijke werkloosheid

Veel werknemers, en zeker in de horeca en de evenementensector, werden op tijdelijke werkloosheid geplaatst. Wat betekent dat voor hen?

Er is geen uitzondering voorzien voor werknemers in tijdelijke werkloosheid. Een werknemer moet niet eerst zijn vakantiedagen opgebruiken voor hij tijdelijk werkloos gesteld kan worden. Maar hij moet wel zijn wettelijke vakantiedagen opnemen tijdens het jaar. En dat ten laatste in de loop van december.

Als de vakantiedagen niet worden opgenomen, worden er geen tijdelijke werkloosheidsuitkeringen toegekend voor de nog resterende vakantiedagen. De werkloosheidsreglementering voorziet immers dat een werknemer geen recht heeft op een vergoeding voor de dagen waarop hij recht heeft op loon (in dit geval vakantiegeld). De RVA kan dit ook controleren.

En als de werknemer onmogelijk zijn dagen kon opnemen?

Van het principiële verbod op overdracht kan slechts in één geval afgeweken worden, namelijk indien de werknemer in de onmogelijkheid verkeert zijn vakantiedagen vóór 31 december op te nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werknemer wegens ziekte of ongeval arbeidsongeschikt is. Een belangrijke functie of een overvolle agenda vormen daarentegen geen geval van overmacht dat het gebruik van deze uitzondering rechtvaardigt.
Ingeval de werknemer ziek of arbeidsongeschikt is, voorziet de wetgeving dat de werkgever aan de bediende zijn vakantiegeld moet betalen ten laatste op 31 december, ongeacht of de hoofdvakantie al dan niet opgenomen werd.

De wetgeving voorziet een specifieke berekeningswijze van het vakantiegeld voor deze niet opgenomen dagen. De werkgever moet hem dan uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar het volgende betalen:

• Het normale loon voor de nog niet opgenomen dagen, op basis van het loon van de maand december
• Indien het dubbel vakantiegeld nog niet of nog niet volledig betaald werd, een toeslag van 92% van het loon van december, gedeeld door respectievelijk 24, 20, 16, 12, 8 of 4 (afhankelijk van het regime van de bediende: 6, 5, 4, 3, 2 of 1 arbeidsdagen per week), vermenigvuldigd met het aantal niet opgenomen dagen

Hoe kan eindejaarsgepuzzel vermeden worden?

Indien je wil vermijden dat je werknemer “vergeet” zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, denk er dan aan een planningsysteem van de vakantiedagen in te voeren. Hierdoor worden uw werknemers verplicht hun vakantie tijdig op te nemen. Hoe vroeger in het jaar dit systeem effectief wordt, hoe doeltreffender het zal zijn.

Bron: Securex nieuwsbrief 202109