Het belang van cash geld in de boekhouding

De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat onze cash inkomsten en uitgaven in een flinke neerwaartse spiraal terecht zijn gekomen. De overheid ontmoedigt cashverhandelingen nog steeds om zo fysiek contact tussen de handelaar en de klant te vermijden.

Toch is er in heel wat ondernemingen nog een heleboel geld in omloop denk maar aan kleinere bedrijven als buurtwinkels, horecazaken en markthandelaars. Kleine bedragen worden nog vaak, weliswaar veel minder dan vroeger, contant betaald.

Cash betalen mag trouwens niet onbeperkt, enkel rekeningen minder dan 3000 euro mogen volledig in contanten betaald worden.

Vanaf het moment dat er wordt gewerkt met dagontvangsten, waardoor er dus briefjes en munten in omloop komen, en er een dubbele boekhouding gehanteerd wordt, moet er verplicht een kasboek bijgehouden worden.

Dagontvangsten en het kasboek

Dagontvangsten zijn ontvangsten die ervoor zorgen dat je niet per transactie een factuur moet genereren maar die gegroepeerd worden per dag. Dit kunnen zowel cash als kaartbetalingen zijn.

Het kasboek kan zowel een papieren versie als een elektronisch bestand (met bepaalde vormvereisten) zijn waarin een duidelijk overzicht van de inkomsten en uitgaven per dag wordt weergegeven.

In het kasboek wordt de dagontvangsten per dag in mindering gebracht met de kaartbetalingen en alle cash inkomsten en uitgaven worden daarbij opgeteld en afgetrokken. Op die manier krijg je een realistisch beeld van wat er in kas zou moeten zitten. Het saldo van een kasboek kan nooit negatief zijn.

Het cashgeld van een onderneming is gelijk aan alle contanten die daar aanwezig zijn en die nog niet werden getransfereerd naar de bank. Met andere woorden: alles wat er in de kluis en de kassalade zit is “eigendom” van de zaak. Indien je onderneming diverse vestigingen (bijvoorbeeld in verschillende steden) heeft, is het belangrijk om per fysieke kas een apart kasboek bij te houden.

In het kasboek moeten alle inkomende (cash-in) en uitgaande (cash-out) kasbewegingen bijgehouden worden, ongeacht of hiervoor een factuur werd opgesteld. Enkele voorbeelden hiervan kan je hieronder terugvinden. Deze lijken vanzelfsprekend maar zijn in realiteit voor veel ondernemers geen evidentie om te registreren.

Cash-in:

• alle dagontvangsten per btw percentage uitgesplitst , zowel cash als kaartbetalingen
• een cash betaling van een verkoopfactuur door een klant
• geld dat je van de bankrekening haalt en in de kassa stort
• terugbetaling van een creditnota door een leverancier
• de aankoop van een cadeaubon in contanten
• het cashgeld dat wordt gebruikt als startkassa (hiervan wordt de registratie vaak vergeten)

Cash-out:

• geld dat je uit de kassa neemt om een leverancier te betalen
• een creditnota die je cash betaald aan een klant
• geld dat je uit de kassa neemt voor een privébetaling
• stortingen aan de bank
• bedrag van de ontvangen kaartbetalingen = het niet cash ontvangen deel van de dagontvangst

Admin Boost Tip: bij stortingen aan de bank of bij het afhalen van geld uit een bankautomaat is het voor de boekhouding zeer belangrijk dat deze op de dag dat je naar de bank gaat in het kasboek worden gezet.

Indien je met een “witte kassa” werkt, is het zeer belangrijk dat de omzet van de kassa exact overeenkomt met de omzet in de boekhouding. Dit is vanzelfsprekend een handige tool voor de fiscus om te gebruiken bij controle. De verkoopfacturen worden daarom door de boekhouder vaak op een aparte omzetrekening geboekt om zo een duidelijk overzicht te behouden.

Admin Boost Tip: zorg voor een goede opvolging en doe dus maandelijks de controle!

Er bestaan handige koppelingen met kassasystemen, zodat betalingen vanuit de kassa direct in de boekhouding geplaatst worden. Je hoeft dan geen kasboek meer bij te houden, maar je automatiseert jouw boekhouding. Op die manier kan veel tijd bespaard worden! Bij de meeste kassasystemen heb je tevens de mogelijkheid om er een Excelsheet uit te halen. Deze kan (mits bepaalde aanpassingen weliswaar) automatisch verwerkt worden in het boekhoudprogramma.

Admin Boost Tip: wij helpen je graag verder met koppelingen en aanpassingen van Excelbestanden, stuur gerust een mailtje naar administratie@liberoo.be.

Automatiseren is goed maar controle en dus dagelijks de kassa tellen is nog veel beter! Dagelijks tellen is een kleine moeite en bespaart je heel wat kopzorgen nadien. De cashboekhouding wordt ook wel eens de diefstalboekhouding genoemd. Daarom is het zeer belangrijk als ondernemer om alles regelmatig te controleren op onregelmatigheden zoals bijvoorbeeld foutieve teruggave of diefstal.

Admin Boost Tip: Probeer steeds snel te anticiperen op een fout! Het bedrag in de kas moet overeenstemmen met het bedrag in de boekhouding op dezelfde dag

Snel even iets om de hoek gaan kopen of laten halen door een medewerker? Cash lijkt de gemakkelijkste oplossing maar boekhoudkundig is dit zeker niet het geval. Alles moet steeds genoteerd worden in het kasboek en het bonnetje (bij voorkeur een factuur) moet in de boekhouding zitten. Met kaartbetalingen en overschrijvingen wordt alles geregistreerd en is het dus veel makkelijker om boekhoudkundig een foutloos parcours af te leggen.

Moraal van dit verhaal

Het gebruik van cash geld kan je niet volledig elimineren, maar dankzij elektronische registratietool, koppelingen en regelmatige tellingen minimaliseer je de kans op fouten.