Hoe voorkom je een burn-out? Enkele praktische tips.

Een burn-out is een uitputtingsreactie van lichaam en geest door langdurige roofbouw op het lichaam. Een burn-out ontstaat wanneer mensen ondanks stress- en spanningsklachten geen hersteltijd nemen, maar blijven doorgaan.
Wanneer iemand op de rand van een burn-out zit, heeft deze vaak geen energie meer om zelfs maar de geringste actie te ondernemen en kijken ze als een berg op tegen de kleinste dingen. Vaak reageren ze emotioneler dan voordien en presteren ze soms minder dan normaal, ondanks dezelfde of zelfs grotere inspanningen.

De medewerkers die het meest vatbaar zijn voor een burn-out zijn vaak niet diegenen van wie je het zou verwachten. Vaak zijn het net dynamische personen die het sterk geëngageerd zijn.
Ze dragen immers vaak die zware sociale druk als “steunpilaar” van de onderneming door hun acties en toewijding. Vaak betreft het ook mensen met een perfectionistisch kantje. Zij zullen alles in het werk stellen om anderen niet teleur te stellen. Maar hoe kan je als leidinggevende burn-out voorkomen?

Maak je medewerkers zelfredzaam

Het zelf tijdig herkennen van symptomen van stress en burn-out is een eerste stap om zelf in te grijpen en hulp te zoeken voor de medewerker. Voorzie, indien nodig, coaching rond thema’s zoals timemanagement, stressbeheer, ed.

Luister naar je medewerkers

Ga regelmatig in gesprek met je medewerkers over hoe zij zich voelen op de werkvloer. Een gezonde werkomgeving en een aangename werksfeer vormen een belangrijke buffer tegen burn-out: een goede sfeer onder collega’s, autonomie, voldoende kansen voor de medewerkers om zichzelf te ontplooien,… zijn elementen die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan een aangename werksfeer.

Niet meer alles onmiddellijk

Slechte gewoontes op het werk vormen de belangrijkste oorzaak van een burn-out. Een extreme flexibiliteit verwachten en systematisch verwachten dat medewerkers binnen 5 min antwoorden op een vraag is nefast. Een medewerker die voortdurend onderbroken wordt en verschillende taken tegelijkertijd moet doen, zal er immers niet in slagen om zijn concentratie op één taak tegelijk toe te spitsen.

Leer je medewerkers om hun mailbox te gebruiken als postbus en dagelijks enkel uren te sluiten zodat in rust enkele taken kunnen afgewerkt worden. Maak een mailpolicy op binnen je bedrijf waarbij iedereen dezelfde richtlijnen volgt rond mailverkeer en duidelijk is hoe men de mails dient te behandelen.

Het meten van de werklast

De meeste medewerkers en leidinggevenden zijn niet in staat om een concreet overzicht te maken van de taken die ze van week tot week doen en de tijd die ze eraan spenderen. Uitputting op het werk duikt vaak op wanneer de medewerker er niet in slaagt om zijn echte toegevoegde waarde in een team te onderscheiden en de indruk heeft dat hij voor niets werkt. Een andere risicosituatie is het tijdelijke of definitief aanzienlijk verhogen van de werklast. Wekelijks een overzicht van de taken maken kan helpen om een globaal beeld te hebben van de werkcapaciteit van iedereen afzonderlijk en moet je als leidinggevende in staat stellen om keuzes te maken en bepaalde taken te herschikken wanneer zich een dringend geval voordoet.

Neem (echte) pauzes

Een ander element om het stressniveau zo laag mogelijk te houden binnen je team is de medewerkers de kans geven om tijdens de werkdag pauzes te nemen. Medewerkers hebben ook het recht om in alle rust in vakantie te vertrekken. Door een back-up te organiseren of bepaalde projecten on hold te zetten, is het mogelijk om volledige afstand te nemen van het werk.