Kosten eigen aan de werkgever, zorg dat ze voldoende onderbouwd zijn!

Mits aan een aantal strikte voorwaarden voldaan wordt, is de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever geen loon. In de praktijk worden onkostenvergoedingen echter vaak aangewend om werknemers een extraatje toe te stoppen op een (para-)fiscaalvriendelijke manier. Let hiermee op, want je hebt nochtans geen vrij spel.

Geen loon onder strikte voorwaarden

De kosten die een werknemer maakt voor rekening van zijn werkgever (bv. kosten voor logies), moeten door deze laatste aan de werknemer worden terugbetaald.

De terugbetaling van deze kostenvergoedingen vormt geen loon (noch op sociaal, noch op fiscaal vlak), op voorwaarde dat:

• ze de kosten dekt die eigen zijn aan de werkgever;
• ze werkelijk wordt aangewend om die kosten te betalen;
• de vergoede kosten een professioneel karakter hebben.

Wel een fiscale fiche!

Hoewel de onkostenvergoedingen geen belastbaar inkomen vormen, dienen zij toch te worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 (vak 26 b) voor wat de werknemers betreft en op de fiscale fiche 281.20 (vak 20) voor bedrijfsleiders.

Terugbetaling van werkelijke kosten (bewijsstukken)

De vraag rijst nu op welke wijze de gemaakte kosten kunnen terugbetaald worden door de werkgever.

In eerste instantie zou kunnen gekozen worden voor de terugbetaling van de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken (bv. facturen, BTW- bonnetjes, …).

Hoewel deze werkwijze een administratieve rompslomp met zich meebrengt, laat ze weinig ruimte voor discussie en riskeert men er bijgevolg in het algemeen weinig bewijsproblemen mee (uiteraard op voorwaarde dat het bijhouden van de bewijsstukken nauwkeurig en waarheidsgetrouw gebeurt).

Forfaitaire raming OK, maar maak het aannemelijk!

Een andere manier van terugbetaling van onkosten, is op basis van de forfaitaire raming ervan. Hier maken we fiscaal een onderscheid tussen de forfaits die door de fiscus worden vastgesteld op basis van “ernstige normen, dan wel de forfaits op basis van andere criteria.

Forfaits van de fiscus op basis van “ernstige normen”

Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming. Concreet gaat het over de terugbetalingen van verblijfskosten voor dienstreizen in België, verblijfskosten voor dienstreizen in het buitenland en de kilometervergoeding die mag worden toegekend wanneer de werknemer of bedrijfsleider zijn eigen wagen gebruikt voor dienstverplaatsingen.

Voor zover de grenzen van deze forfaits gerespecteerd worden, worden ze niet als loon beschouwd.

Forfaits van de fiscus op basis van andere criteria

Naast de toepassing van de forfaits op basis van ernstige normen, zou de werkgever ook andere uitgaven kunnen terugbetalen op forfaitaire basis. Denken we bijvoorbeeld aan de onkosten voor thuiswerk, parkeerkosten, relatiegeschenken….

Het probleem met deze werkwijze is de vraag hoe deze kosten forfaitair moeten geraamd worden? Dit is veelal een feitenkwestie. In ieder geval moet de werkgever aannemelijk kunnen maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden toegekend, ook werkelijk bestaan opdat hij de bedragen ervan van zijn eigen belastbare inkomsten zou van kunnen aftrekken.

Redelijke verantwoording voor forfaitaire kostenvergoedingen (andere criteria)

Het laatste wat u wil is immers dat de fiscus de forfaitaire kostenvergoedingen als verdoken loon kwalificeert door bijvoorbeeld te wijzen op het onredelijke of niet- verantwoorde karakter ervan.

In dat geval wordt u immers (mogelijk) blootgesteld aan de toepassing van de aanslag geheime commissielonen en/ of inhoudingen van bedrijfsvoorheffing op het toegekende bedrag als zijnde een bezoldiging, met toepassing van nalatigheidsintresten tot gevolg.

Leg daarom een goed onderbouwd dossier aan of sluit voor alle zekerheid een voorafgaand akkoord (ruling) met de fiscus.

Vermijd ook steeds het dubbel gebruik van forfaitaire terugbetalingen met onkostennota’s voor reële kosten!

De fiscale ruling: een absolute must, maar geen verplichting

Een “voorafgaand akkoord met de fiscus” is geen verplichting in die zin dat het sluiten ervan geen voorwaarde is voor de toekenning van onkostenvergoedingen. Echter, het bekomen van zo’n fiscale ruling is steeds aangewezen om 100% rechtszekerheid te verkrijgen over de aanvaarding van de terugbetaling van bepaalde onkosten en de vooropgestelde bedragen.

We merken nog op dat voor wat de forfaitaire onkostenvergoedingen betreft, sinds 1 mei 2016 enkel en alleen de federale rulingdienst bevoegd is (DVB). Fiscale akkoorden die voorheen vaak met de lokale belastingcontroleur gesloten werden, behoren sinds dat ogenblik dan ook tot het verleden.

Tot slot – Wat zegt de RSZ over onkostenvergoedingen?

Ook voor de RSZ geldt een vrijstelling voor de terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen. In het sociale zekerheidsrecht bestaat echter geen duidelijke definitie van dit begrip. In ieder geval is vereist dat het gaat om werkelijke kosten die inherent zijn aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en ten laste vallen van de werkgever. Dit zal geval per geval moeten beoordeeld worden.

In haar administratieve instructies heeft de RSZ een onkostentabel opgenomen met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt en ook de bedragen en voorwaarden waaronder deze mogen worden toegepast.

Let wel: De fiscus is in het algemeen niet gebonden door deze forfaits en kan dus een ander standpunt innemen. Dit neemt niet weg dat momenteel diverse inspanningen worden geleverd om de forfaits van de fiscus en de RSZ te harmoniseren. In die context merken we op dat de fiscus zich in de toekomst mogelijk meer en meer zal aansluiten bij de (maximum-)forfaits die door de RSZ aanvaard worden (en die over het algemeen veelal lager uitvallen dan de forfaits die tot nu toe in diverse fiscale rulings aanvaard werden).