Mag je ‘neuzen’ in de professionele mailbox van je zieke werknemer?

Als werkgever wil je graag de continuïteit van je onderneming gegarandeerd zien, zelfs al zijn er werknemers ziek of afwezig. Zo kan je geneigd zijn om de mailbox van je afwezige werknemer te openen en de onbeantwoorde mails te (laten) behandelen. Toch moet je rekening houden met de regels omtrent privacybescherming, want ook de professionele mailbox van je werknemer valt hieronder!

Om het belang van de continuïteit van de onderneming te verzoenen met de privacybescherming van uw werknemer bij zijn afwezigheid, is het aan te raden om een stappenplan te volgen.

Stap 1: Neem preventieve maatregelen

Je moet erover waken de privacy van de werknemer zo min mogelijk te schenden. Je moet dan ook zo veel mogelijk maatregelen nemen om de schending ervan te voorkomen.

Opstellen van policy rond e-mailverkeer en internetgebruik

Om problemen te vermijden, zou elke onderneming een e-mail- en internetpolicy moeten opstellen over de controle op het e-mailverkeer en het internetgebruik (hierna ICT-policy). In dit document moet dan ook de regeling terug te vinden zijn over de toegang tot e-mails. Zo zijn alle werknemers van de onderneming op de hoogte van de procedure die er, wanneer ze afwezig zijn, gehanteerd wordt.

De Algemene Verordening inzake gegevensbescherming (hierna GDPR) verplicht je ook om je werknemers te verwittigen van wat er bijvoorbeeld met de persoonsgegevens, zoals de e-mails, zal gebeuren en wat de rechten van de werknemers zijn met betrekking tot deze gegevens.

Een reeds bestaande ICT-policy zou dan ook in die zin aangepast moeten zijn. Deze verwerking moet in het dataregister ingeschreven worden.

Instellen van ‘out of office’

Bij een geplande afwezigheid moet de werknemer een automatisch antwoordbericht aan de afzender (out of office) instellen. Hierin vermeldt hij/zij dat hij/zij afwezig is en welke persoon bij zijn/haar afwezigheid kan gecontacteerd worden.

Documentenbeheer van de professionele e-mails

Je kan een regeling rond documentenbeheer van de professionele e-mails instellen in je onderneming. Zo moeten werknemers bijvoorbeeld professionele e-mails in een mapje opslaan of een algemene mailbox gebruiken waar iedereen toegang toe heeft.

Stap 2: Geen toegang tot mailbox zonder algemene principes privacybescherming

Redelijk en met reden

Indien de continuïteit van de onderneming dit vereist, dan is het mogelijk om zich toegang te verschaffen tot de mailbox van een medewerker. Deze procedure moet wel vermeld zijn in de ICT-policy, zodat jouw werknemer hiervan op de hoogte is.

Je kan, in onderling overleg met de werknemer(s) of met een personeelsvertegenwoordiger, een persoon aanwijzen die toegang heeft tot de e-mails van de afwezige werknemers zodat de professionele e-mails behandeld kunnen worden.

Bij een ongeplande/onverwachte afwezigheid kan de werknemer meestal niet zelf een automatisch antwoordbericht instellen. De aangeduide vertrouwenspersoon kan dan het automatisch antwoordbericht van de werknemer instellen en daarin vermelden welke persoon gecontacteerd kan worden.

Soort mailbox

Indien de werknemer zijn mailbox niet mag gebruiken voor privédoeleinden en het openen en raadplegen van de mailbox noodzakelijk is voor de continuïteit van de onderneming, dan kan er toegang verschaft worden tot de mailbox van de afwezige werknemer om de professionele mails te behandelen.

Indien de werknemer de mailbox ook voor privédoeleinden mag gebruiken, moet je de afwezige werknemer vragen om de niet behandelde professionele e-mails door te sturen en als dat niet kan, een vertrouwenspersoon inschakelen die wanneer dat nodig is, toegang zal hebben tot de mailbox van de afwezige werknemer om er uitsluitend de professionele e-mails uit te filteren die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de dienst.

Beperkt aantal e-mails

Je moet jezelf beperken tot de e-mails die verband lijken te houden met de behandeling van de lopende dossiers en tot de e-mails ontvangen tijdens de afwezigheidsperiode (of een korte periode ervoor waarin zijn correspondenten niet op de hoogte waren van zijn afwezigheid).

Slechts wanneer heel specifieke elementen dit rechtvaardigen, mag je de andere e-mails en/of de professionele contactgegevens van de afwezige werknemer lezen.