Nieuwe btw-regels vanaf 2025: wat verandert er voor jou als ondernemer

Vanaf 1 januari 2025 voert de fiscus enkele belangrijke wijzigingen door in de btw-wetgeving. De focus ligt vooral op een striktere controle van de btw-geldstroom, van facturatie tot aangifte en betaling. Maar maak je geen zorgen: als je jouw verplichtingen tijdig nakomt, verandert er voor jou weinig. Toch zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten die we graag met je delen. We lichten de grootste wijzigingen hieronder toe.

Meer tijd voor kwartaalaangiften

Vanaf 2025 krijgen kwartaalaangevers meer ruimte: de deadline voor het indienen van je btw-aangifte, de intracommunautaire opgave en de betaling van de btw-schuld verschuift van de 20ste naar de 25^ste van de maand volgend op het kwartaal. Voor maandaangevers blijft alles bij het oude: hun deadline blijft op de 20ste van de maand na de aangiftemaand.

Extra tijd betekent echter niet minder verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat je je documenten tijdig bij ons aanlevert. Boetes en intresten bij te late indiening of betaling zijn vanaf 2025 fors verhoogd.

De vervangende btw-aangifte: een kostelijke optie

Dien je je btw-aangifte niet in binnen drie maanden na het aangiftetijdvak, dan grijpt de fiscus in. er wordt dan een zogenaamde vervangende aangifte opgesteld, gebaseerd op het hoogste verschuldigde btw-bedrag van de afgelopen 12 maanden (met een minimum van €2.100). Na inkohiering zal dit bedrag vervolgens meteen geïnd worden.

Strengere boetes bij overtredingen

De fiscus heeft de boeteregels voor btw-overtredingen verstrengd:

• niet-indienen van een aangifte: boetes per aangifte lopen op van €500 bij een eerste, €1.250 bij een tweede, €2.500 bij een derde overtreding tot €5.000 bij herhaaldelijke overtredingen
• laattijdige indiening: per maand vertraging betaal je een boete van €100, met een maximum van €500
• na 5 maanden vertraging beschouwt de fiscus de aangifte als niet-ingediend, met hogere boetes tot gevolg

Naast de nalatigheidsintresten die worden berekend op het openstaande te laat betaalde bedrag, worden volgende boetes bijkomend toegepast:

• bij een tijdig ingediende aangifte: 5% van het openstaande bedrag
• bij een te laat ingediende aangifte: 10% van het openstaande bedrag
• bij een door de fiscus ingediende vervangende aangifte: 15% van het openstaande bedrag

Betalingen en tegoeden

De betalingen die je verricht, zullen vanaf 2025 geboekt worden op een btw-provisierekening. Met deze provisierekening wordt het onder meer mogelijk om btw-tegoeden  te laten aanwenden om andere schulden tegenover de fiscus en de RSZ aan te zuiveren of voorafbetalingen naar de directe belastingen te doen. De fiscus zal dit in bepaalde gevallen ook zelf kunnen doen.

Let op, vanaf 1 mei hanteert de overheid een nieuw rekeningnummer voor het betalen van de btw-schulden. We zullen dit nieuwe nummer ten gepaste tijden communiceren.

Wat bij een saldo in je voordeel op de btw-aangifte?

Teruggave van het tegoed

Wanneer uit een btw-aangifte een tegoed blijkt, kan dit, zoals nu het geval, meteen worden teruggevraagd.  Dit tegoed komt dan niet op de provisierekening, maar zal worden terugbetaald op de rekening van de belastingplichtige.

• elk tegoed in een btw-aangifte van minstens 50 euro kan bij elke aangifte worden teruggevraagd, dus ook bij maandelijkse btw-aangiften.
• deze terugbetaling zal enkel gebeuren als de aangiften van de zes voorafgaande maanden, alsook de aangifte waarvan de teruggave wordt gevraagd, tijdig zijn ingediend. De termijnen van teruggave zijn dezelfde gebleven als voorheen.
• indien er nog andere schulden openstaan bij de fiscus worden deze eerst afgehouden.

Het grote verschil met de huidige situatie is dat wanneer je een teruggave vraagt op je btw-aangifte ook het voorgaande saldo wordt terugbetaald. Met de nieuwe regeling wordt enkel het bedrag in de betrokken btw-aangifte teruggestort. Het bedrag dat op de provisierekening staat, blijft staan. Dit nieuwe systeem van provisierekening gaat in voege voor btw-aangiftes ingediend vanaf 1 mei 2025.

Geen terugvordering van het tegoed

In dit geval zal het tegoed worden opgenomen op de provisierekening

• Dit tegoed zal zichtbaar zijn op het einde van de maand die volgt na het indienen van de aangifte
• Indien de aangifte laattijdig is, zal de inschrijving pas op het einde van de derde (tweede voor maandaangevers) maand zijn die volgt na het indienen van de aangifte.

Een tegoed op de provisierekening zal kunnen worden teruggevraagd via afzonderlijke procedure.
Wellicht zal dit gepaard gaan met een btw-controle.

De provisierekening zal raadpleegbaar zijn via het Myminfin platform. Dit zou vanaf 1 februari 2025 in werking treden. De bestaande “rekening-courant” blijft toegankelijk tot 1 mei 2025 en wordt daarna overgeboekt naar de “provisierekening”.

Wat moet je nu doen?

Om boetes en intresten te vermijden, zijn dit de belangrijkste actiepunten:

1. Lever je btw-documenten tijdig aan – uiterlijk de 5de van de maand waarin de aangifte wordt ingediend. Wanneer documenten later worden ingediend, kunnen we geen tijdige aangifte garanderen.
2. Betaal op tijd – ook met de ruimere deadlines blijven stipte betalingen cruciaal.
3. Hou communicatie in de gaten – vanaf mei 2025 verandert het rekeningnummer voor btw-betalingen. We brengen je tijdig op de hoogte.

Heb je vragen over deze wijzigingen of twijfel je over wat dit voor jou betekent? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.