PEPPOL: aandacht voor controle aan de digitale voordeur

PEPPOL is sinds 2026 het nieuwe normaal voor het uitwisselen van facturen tussen ondernemingen (B2B). Het netwerk biedt duidelijke voordelen: minder manuele verwerking, snellere doorlooptijden en een lagere foutenmarge. Net die efficiëntie zorgt er echter voor dat één belangrijk aandachtspunt soms onderschat wordt.

Facturen komen binnen via het ondernemingsnummer

Binnen PEPPOL fungeert het ondernemingsnummer als sleutel. Elke leverancier die dit nummer kent, kan in principe een factuur naar jouw organisatie versturen via het PEPPOL-netwerk. Met andere woorden: de voordeur staat open voor wie over het juiste ondernemingsnummer beschikt.
Dat maakt PEPPOL op zich niet onveilig. Het systeem gaat er wel van uit dat jij als ontvanger zelf controle uitoefent over wat er binnenkomt. En net daar loopt het in de praktijk soms mis.

Het risico: facturen verdwijnen automatisch in de boekhouding

In veel organisaties worden PEPPOL-facturen automatisch doorgestuurd naar de boekhoudsoftware of soms zelfs meteen verwerkt zonder manuele tussenkomst. Wanneer er geen voorafgaande controle is ingebouwd, bestaat het risico dat:

• foutieve facturen
• dubbele facturen
• facturen van onbekende leveranciers
• frauduleuze facturen

ongezien in de boekhouding terechtkomen.

Eenmaal verwerkt kan dat leiden tot verkeerde betalingen, extra correcties of discussies achteraf – zaken die je net met e-facturatie wil vermijden.

Controle vóór verwerking blijft essentieel

Daarom is het belangrijk dat PEPPOL-facturen eerst gecontroleerd worden vóór ze automatisch verder worden verwerkt. Die controle kan gebeuren in een PEPPOL-toepassing (zoals een e-facturatietool) of rechtstreeks in je boekhoudsoftware, afhankelijk van hoe je processen zijn ingericht.
Een goede praktijk is om:

• facturen eerst te laten toekomen in een PEPPOL-toepassing of boekhoudsoftware met controlemogelijkheid
• leveranciers te verifiëren
• bedragen, btw en referenties na te kijken
• en pas daarna de factuur definitief te verwerken in de boekhouding

Zo behoud je controle, zonder in te boeten aan efficiëntie.

Conclusie

PEPPOL is een krachtige oplossing voor e-facturatie, maar vraagt – net zoals elke geautomatiseerde stroom – bewust beheer. Eerst controleren, dan boeken blijft ook in een digitale wereld de gouden regel.