Telewerkvergoeding stijgt opnieuw

Vanaf 1 maart 2025 steeg de maximale telewerkvergoeding naar € 157,83 per maand. We zetten de belangrijkste regels en voorwaarden nog even op een rij.

Sinds 2021 zijn de toekenningsvoorwaarden van de telewerkvergoedingen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Als je deze voorwaarden naleeft, is de telewerkvergoeding dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

Wie telewerkvergoeding zegt, zegt structureel en regelmatig telewerk

Als jouw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat je hen een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 157,83 euro per maand toekent. Deze vergoeding is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen.
De forfaitaire vergoeding dekt alle kosten die een werkgever ook op kantoor maakt om het werk goed te laten verlopen. Het gaat onder andere om de volgende kosten:

• gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
• printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
• kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
• basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
• onderhoudskosten
• verzekeringskosten
• koffie, water, frisdrank
• onroerende voorheffing

Een lager of hoger bedrag toekennen?

Je kan een lager bedrag toekennen dan het maximumbedrag. Je zou ook een hoger bedrag kunnen toekennen. Betaal je jouw werknemers maandelijks meer dan het maximale forfaitaire bedrag, dan moet je kunnen aantonen dat het om werkelijke kosten gaat. Als je dit niet bewijst, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald.

Structureel en regelmatig telewerk

Regelmatig telewerk verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaal thuis werken. Thuiswerk dat af en toe of occasioneel plaatsvindt, valt hier niet onder en komt niet in aanmerking voor de toekenning van de forfaitaire telewerkvergoeding.

Voorbeeld: een werknemer die slechts drie uur per week thuiswerkt, is geen structurele en regelmatige telewerker.

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig wanneer je werknemers op maandbasis één werkdag per week thuiswerken. Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft jouw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt, als die dag slechts drie uren telt? Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, zijn de fiscus en de RSZ van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien de werknemer slechts 3 uren per week thuiswerkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.

Wat met telewerk tijdens jaarlijkse vakantie?

De jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk. Je mag dus de forfaitaire telewerkvergoeding blijven storten tijdens de jaarlijkse vakantie van jouw werknemer.

Wat kan liberoo Loon- en Personeelsbeheer voor jou betekenen?

Wij helpen je bij het opstellen van een duidelijk telewerkbeleid dat voldoet aan alle regels.
Contacteer ons op 03/641.83.00 of via hr@liberoo.be.

Bron : Securex