Telewerkvergoeding stijgt tot 142,95 euro vanaf 1 september

De telewerkvergoeding bedraagt vanaf deze maand 142,95 euro. We staan nog even stil bij de belangrijke regels over de toekenning van de telewerkvergoeding.

Vierde aanpassing in 2022

Het is de vierde keer in 2022 dat de maximale telewerkvergoeding wordt aangepast:

• op 1 februari vond er een eerste verhoging plaats, van 132,07 naar 134,71 euro
• op 1 april vond er een tweede verhoging plaats, van 134,71 naar 137,40 euro
• op 1 juni vond er een derde aanpassing plaats, van 137,40 naar 140,15 euro
• op 1 september wordt de vergoeding een vierde keer aangepast, van 140,15 naar 142,95 euro

Sinds 2021 zijn de toekenningsvoorwaarden van de telewerkvergoedingen dezelfde voor de fiscus en de RSZ. Als je deze voorwaarden naleeft, is de telewerkvergoeding dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

Wie telewerkvergoeding zegt, zegt structureel en regelmatig telewerk

Als jouw werknemers structureel en regelmatig telewerken, aanvaarden de fiscus en de RSZ dat je hen een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 142,95 euro per maand toekent. Deze vergoeding is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen.

De forfaitaire vergoeding dekt alle kantoorkosten. Kantoorkosten zijn kosten die een werkgever ook op kantoor moet maken zodat het werk goed kan worden uitgevoerd. Het gaat onder andere om de volgende kosten:

• gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijvingen van de ruimte)
• printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.)
• kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)
• basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming
• onderhoudskosten
• koffie, drank, frisdrank
• onroerende voorheffing

Je kan een lager bedrag toekennen dan het maximumbedrag. Je zou ook een hoger bedrag kunnen toekennen. Betaal je jouw werknemers echter maandelijks meer dan het maximale forfaitaire bedrag, dan moet je kunnen aantonen dat het om werkelijke kosten gaat.

Als je dit niet bewijst, wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt, als loon beschouwd. Op dit deel moeten dan bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen worden betaald.

Structureel en regelmatig telewerk

Regelmatig telewerk verwijst naar werknemers die regelmatig, veelvuldig, normaal thuis werken. Thuiswerk dat af en toe of occasioneel plaatsvindt, valt hier niet onder en komt niet in aanmerking voor de toekenning van de forfaitaire telewerkvergoeding.

Voorbeeld: een werknemer die slechts drie uur per week thuiswerkt, is geen structurele en regelmatige telewerker.

De fiscus en de RSZ beschouwen telewerk als structureel en regelmatig als jouw werknemers op maandbasis het equivalent van één werkdag per week van thuis werken.

Het kan om één volledige dag per week gaan, of om enkele uren per dag. Ook een volledige week per maand telewerken is voldoende. Als dat gemiddelde niet gehaald wordt, dan heeft jouw werknemer voor die maand geen recht op een telewerkvergoeding die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

De interpretatie van dit begrip blijft echter problemen opleveren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een werknemer die een dag per week thuis werkt als die dag slechts drie uren telt?

Hoewel dat de normale arbeidsregeling van de werknemer is, zijn de fiscus en de RSZ van mening dat het equivalent van een dag telewerk per week niet is bereikt. Aangezien de werknemer slechts 3 uren per week thuis werkt, gaat het niet om structureel en regelmatig telewerk.

Geen telewerk meer wegens jaarlijkse vakantie?

De jaarlijkse vakantie heeft geen invloed op de beoordeling van de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk. Je mag dus de forfaitaire telewerkvergoeding blijven storten tijdens de jaarlijkse vakantie van jouw werknemer.

Voor meer info omtrent dit onderwerp contacteer uw dossierbeheerder bij liberoo Loon- en Personeelsbeheer.

Bron: Socialsecurity.be