Vaak voorkomende kosten op de vennootschap: overzicht & tips

Als het gaat om vennootschappen, kunnen de meest voorkomende kosten sterk variëren, afhankelijk van de aard van de onderneming, de grootte en de sector waarin die opereert. Niettemin zijn er enkele algemene kostenposten die vaak voorkomen bij vennootschappen. Hier zijn er enkele van:

Relatiegeschenken

Volgens de Belgische belastingwetgeving zijn relatiegeschenken aftrekbaar als beroepskosten, maar slechts tot een bepaald bedrag per begunstigde en onder bepaalde voorwaarden:

1. Beperking van het aftrekbare bedrag

Het totale bedrag van relatiegeschenken dat per begunstigde wordt afgetrokken, mag niet hoger zijn dan 250 euro (inclusief btw) per boekjaar.  Indien je toch een geschenk boven 250 euro koopt zal de persoon die het geschenk krijgt, er privé op belast worden, de fiscus beschouwt het dan als een voordeel alle aard.

2. Identificatie van de begunstigde

De vennootschap moet de identiteit van de begunstigde(n) vermelden in de boekhouding of op een lijst die ze ter beschikking houdt van de belastingadministratie.

3. Inkomsten van de begunstigde

Relatiegeschenken kunnen alleen worden afgetrokken als de begunstigde een natuurlijke persoon is die belastbare inkomsten verkrijgt. Als de begunstigde bijvoorbeeld een andere vennootschap is, is de aftrek niet toegestaan.

Indien deze regels gevolgd worden zal de kost fiscaal beperkt aftrekbaar zijn voor 50%. Ook de btw kan gerecupereerd worden zolang je onder 50 euro per persoon per boekjaar blijft en het niet gaat om geestrijke dranken of tabaksproducten.

Onthaal – en receptiekosten

Onthaalkosten omvatten meestal uitgaven die worden gedaan om klanten, zakenrelaties of andere externe partijen te verwelkomen, zoals recepties, maaltijden, dranken, entertainment en andere soortgelijke kosten. Over het algemeen zijn onthaalkosten of receptiekosten voor 50% aftrekbaar in de inkomstenbelasting en is de btw niet aftrekbaar.

In sommige gevallen zijn onthaalkosten volledig aftrekbaar:

1. Onthaalkosten voor personeel ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar, pensionering
2. Kosten van traktaties in cafés door bierhandelaars of vertegenwoordigers van brouwerijen
3. Demonstatiekosten met eventuele uitdeling van handelsmonsters
4. Vervoerskosten en kosten van degustatie in verband met geproduceerde of verkochte goederen

Restaurantkosten

Restaurantkosten kunnen als beroepskosten worden afgetrokken, op voorwaarde dat de kosten worden gemaakt in het kader van de normale uitoefening van de beroepsactiviteit van de vennootschap.

De vennootschap moet de restaurantkosten correct boeken in haar boekhouding en de uitgaven moeten voldoende gedocumenteerd zijn. Het is belangrijk om bonnen, facturen of andere bewijsstukken bij te houden die de aard en het zakelijke doel van de restaurantkosten kunnen aantonen. Als dit het geval is zal de kost beperkt aftrekbaar voor 69%.

Kosten voor maaltijdcheques

Een maaltijdcheque is een fiscaal interessante manier van verloning. De werknemer of bedrijfsleider betaalt een eigen bijdrage van 1,09 euro per cheque, de ontvangen maaltijdcheques zijn dan een niet-belastbaar inkomen.

Voor de vennootschap zijn maaltijdcheques deels aftrekbaar. 2 euro per cheque is 100% aftrekbaar in de vennootschapsbelasting. Het overige deel verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer of de bedrijfsleider is niet aftrekbaar en zal worden opgenomen in de verworpen uitgaven.

Kosten personenwagens

De aftrekbaarheid van autokosten is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de wagen en het gebruik ervan. De aftrekbaarheid kan variëren van 40% tot 100% van de autokosten.

Voor personenwagens met een lage CO2-uitstoot (minder dan 40 g/km) is de aftrekbaarheid van de autokosten 100%.

Voor wagens met een verbrandingsmotor en hybridewagens die vanaf 01/07/2023 besteld worden, wordt het fiscaal aftrekpercentage gedurende de gebruiksduur van de wagen stelselmatig naar nul herleid. Deze afbouw van de fiscale aftrekbaarheid gaat in vanaf aanslagjaar 2026 (boekjaar ten vroegste gestart op 01/01/2025).

Het maximale aftrekpercentage van deze wagens wordt als volgt afgebouwd:

• AJ 2026: 75%
• AJ 2027: 50%
• AJ 2028: 25%
• AJ 2029: 0%

Voor de ‘echte’ hybridewagens waarvoor de bestelbon of het huur-/leasecontract ondertekend werd voor 01/01/2023 wordt de aftrekbaarheid van alle autokosten (inclusief brandstof) berekend op basis van de formule. Dit wil zeggen dat voor deze wagens ook de brandstofkosten (fossiele brandstoffen en elektriciteit) aftrekbaar zijn tot maximum 100%. Deze aftrekregeling blijft behouden gedurende de volledige gebruiksduur van de wagen.

Ook voor hybridewagens die besteld werden tussen 01/01/2023 en 01/07/2023 wordt de aftrekbaarheid nog steeds berekend door middel van de voorheen genoemde formule. Voor deze wagens wordt de aftrekbaarheid van de fossiele brandstoffen echter beperkt tot 50%. Deze aftrekregeling blijft behouden gedurende de volledige gebruiksduur van de wagen.

Voor hybridewagens die besteld worden vanaf 01/07/2023, zal de fiscale aftrek van maximum 100% (50% op fossiele brandstoffen) enkel nog voor aanslagjaar 2024 en 2025 van toepassing zijn. Vanaf aanslagjaar 2026 zal het aftrekpercentage vervolgens jaar na jaar gradueel zakken om uiteindelijk in aanslagjaar 2029 (boekjaar vanaf 01/01/2028 en later) volledig uit te doven.

Kosten voor energie van de maatschappelijke zetel

Wanneer je vennootschap je factuur voor elektriciteit en verwarming betaalt, geniet je een voordeel van alle aard.  Dit voordeel wordt beschouwd als een beroepsinkomen, de bedrijfsleider zal hier dan ook personenbelasting en sociale bijdragen voor verschuldigd zijn.

Sinds 1 januari 2022 kan de forfaitaire waardering voor het kosteloos verstrekken van elektriciteit en/of verwarming enkel nog worden toegepast wanneer de verstrekker van het voordeel ook het onroerend goed ter beschikking stelt waarvoor het voordeel wordt verleend. Indien de bijkomende voorwaarde niet is vervuld, zullen de voordelen alle aard voor verwarming en elektriciteit voortaan gewaardeerd worden volgens de werkelijke waarde.

Het is in vele gevallen dan ook beter om deze kost op de privé naam van de bedrijfsleider  te laten factureren, deze kan vervolgens een doorrekening maken aan zijn vennootschap voor het gebruik van de beroepsmatige energie.

Het is belangrijk op te merken dat deze lijst niet uitputtend is en dat de kosten van een vennootschap sterk kunnen variëren afhankelijk van de specifieke bedrijfsactiviteiten.

Neem contact op met je dossierbeheerder, hij of zij kan je adviseren over deze kosten en kan je helpen bij het oplossen van eventuele fiscale kwesties.