Vergoedingen woon-werkverkeer en telewerk: geen goed huwelijk

Wat begon als tijdelijk thuiswerken in coronatijd, is voor veel werknemers een permanente situatie geworden. Het structureel thuiswerk is ondertussen goed ingeburgerd in de meeste ondernemingen. Maar is jouw verloningsbeleid ook aangepast aan deze nieuwe realiteit? Of betaal je nog woon-werkvergoedingen wanneer de werknemers thuis werken?  Let daarmee op. Bij thuiswerk worden geen verplaatsingen gemaakt en is er dus ook geen woon- werkverkeer.

Woon- werkvergoedingen bij thuiswerk worden gezien als loon

De basisregels: geen RSZ, wel bedrijfsvoorheffing

Op woon- werkvergoedingen zijn geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. Op fiscaal vlak daarentegen worden deze vergoedingen wel als “loon” beschouwd. Werknemers kunnen wel geheel of gedeeltelijk ontsnappen aan belasting op hun woon- werkvergoeding. Alles hangt af van het vervoersmiddel dat zij kiezen: op de terugbetaling van woon- werkverplaatsingen met de fiets zijn bijvoorbeeld geen belastingen verschuldigd, terwijl verplaatsingskosten met de eigen wagen slechts tot 430 euro (bedrag inkomstenjaar 2022) zijn vrijgesteld.

Onbestaand woon- werkverkeer vergoeden de fiscus kijkt mee

We stellen vast dat veel werkgevers hun onkostenpolicy nog niet hebben aangepast aan de nieuwe realiteit van het structureel thuiswerk. Zo blijven ze woon- werkvergoedingen doorbetalen voor de dagen waarop werknemers geen verplaatsingen maken omdat ze thuiswerken. Dit houdt belangrijke risico’s in. Bij een controle zullen vergoedingen voor niet afgelegd woon- werkverkeer in principe geherkwalificeerd worden als gewoon loon.

Gevolg? Er is dan zowel RSZ als bedrijfsvoorheffing op het volledig bedrag verschuldigd. Evenals patronale lasten. Wanneer jouw werknemers regelmatig thuiswerken, kan je geen woon- werkvergoedingen meer betalen voor die dagen.
Hoewel hier aanvankelijk weinig controles op waren, zal de fiscus deze materie voortaan strenger onder de loep nemen.

Opgelet, de fiscus focust op privé vervoer

Komt je werknemer met een privé vervoermiddel (bv. eigen wagen) naar het werk? Dan spreekt het voor zich dat je, afhankelijk van de verplichtingen in de sector, enkel effectief gereden ritten woon- werkverkeer vergoedt en niet zomaar een forfaitair bedrag per maand toekent.

Tip:  je houdt de thuiswerkdagen en de dagen waarop de werknemers naar kantoor komen ook best bij via een intern systeem.

Ook andere onkostenvergoedingen moeten reëel zijn

Ook het laten doorlopen op thuiswerkdagen van onkostenvergoedingen voor dienstreizen (binnen- of buitenland) of beroepsverplaatsingen met de eigen wagen is een slecht idee. Ze zijn immers niet meer in overeenstemming met de realiteit. Bij een controle zullen deze vergoedingen voor onbestaande kosten en verplaatsingen evenzeer geherkwalificeerd worden als loon.

Onkostenvergoedingen voor thuiswerk kunnen natuurlijk wel

Jouw werknemers hebben dan misschien minder verplaatsingskosten, onkosten voor het organiseren van hun thuiswerk hebben ze des te meer. Je kan hen hiervoor een thuiswerkvergoeding (forfaitaire bureauvergoeding) van maximum 140,15 euro toekennen (bedrag vanaf 1 juni 2022) die vrij is van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Uiteraard moeten hiervoor wel enkele voorwaarden worden nageleefd. Zo is het van belang dat je werknemers “structureel en regelmatig” telewerken.

Heb je vragen? Neem dan contact op met liberoo Loon- en Personeelsbeheer.

Bron: Securex