Vrijstellingen voor O&O, nacht- en ploegenarbeid: bereid je voor op de controles

Ook dit jaar zal de fiscus controles uitvoeren bij werkgevers die één of meer belastingvrijstellingen hebben toegepast. Het gaat vooral om vrijstellingen voor wetenschappelijk onderzoek en voor nacht- en ploegenarbeid. Wees waakzaam, want onjuiste aangiftes kunnen leiden tot zware boetes.

Ons advies

Wij raden aan om na te gaan of je voldoet aan de voorwaarden en formaliteiten voor de vrijstellingen die je toepast en om, indien nodig, op eigen initiatief de nodige rechtzettingen aan te brengen in je aangifte van de bedrijfsvoorheffing.

Zorg ook voor een goed gedocumenteerd dossier om jezelf te beschermen in het geval van een inspectie.

De meest gebruikte vrijstellingen trekken de aandacht

Dit jaar zal de fiscus zich vooral richten op de vrijstelling voor nacht- en ploegenarbeid en de vrijstelling voor wetenschappelijk onderzoek. De reden? Deze vrijstellingen alleen al zijn goed voor ongeveer 82% van de vrijgestelde bedragen.

Ploegenarbeid(-bis): pas het juiste stelsel toe

De variant ploegenarbeid-bis werd ingevoerd in het voorjaar van 2024. Sindsdien kan je als werkgever elke maand kiezen tussen de klassieke variant of ploegenarbeid-bis.

Het is essentieel om elke maand de juiste variant en de juiste correctiefactor toe te passen. Een onjuiste aangifte kan leiden tot zware boetes. Je loopt het risico dat je het volledige bedrag van de vrijstelling moet terugbetalen. Dit is doorgaans het geval als je het klassieke stelsel toepast in de plaats van de bis-variant.

O&O-vrijstelling: naar meer transparantie

De belastingvrijstelling voor wetenschappelijk onderzoek wordt door veel bedrijven, wetenschappelijke instellingen en universiteiten toegepast. Veel werkgevers hebben echter nog vragen over de interpretatie en de precieze toepassingsvoorwaarden.

Goed om te weten

In 2024 heeft de belastingdienst meer dan 50 miljoen euro aan vrijstellingen voor wetenschappelijk onderzoek teruggevorderd. Meer recentelijk zijn universiteiten opnieuw het voorwerp geweest van een golf van belastingcontroles.

Het regeerakkoord bevat een belofte tot hervorming die meer duidelijkheid en transparantie over deze belastingvrijstelling moet brengen. Er moeten wijzigingen worden aangebracht in het toepassingsgebied voor universiteiten, hogescholen, academische ziekenhuizen en onderzoeksfondsen.

Sinds 1 januari 2025 zijn de regels voor aanmelding van O&O-projecten verstrengd. Ook de adviesprocedure werd herzien.

Voer vooraf een zelfevaluatie uit

Voor elke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing gelden specifieke voorwaarden. Voordat je een belastingvrijstelling toepast, moet je controleren of je bedrijf:

• voldoet aan de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling in kwestie
• beschikt over de nodige bewijsstukken.

Doe dit bij voorkeur ook voor vrijstellingen die in het verleden werden aangevraagd.

Bij een belastingcontrole moet je de belastingdienst een nominatieve lijst kunnen geven die voor elke betrokken werknemer bepaalde informatie bevat.

Heb je een fout opgemerkt? Breng dan snel en spontaan rechtzettingen aan in de ingediende aangiften van bedrijfsvoorheffing. Heb je nog vragen? Raadpleeg dan je dossierbeheerder.

Sancties bij niet-naleving

Wees waakzaam, want onjuiste aangiftes kunnen leiden tot boetes van 50 tot 1.250 euro en tot belastingverhogingen van 10 tot 200%.

Bij een controle kan de belastingdienst bovendien het volledige bedrag van de toegepaste vrijstelling terugvorderen.

Waarom worden belastingvrijstellingen geviseerd?

Als werkgever heb je in bepaalde gevallen de mogelijkheid om slechts een deel van de op het loon van je werknemers ingehouden bedrijfsvoorheffing aan de fiscus door te storten en het andere deel te houden. Dit is het principe van fiscale vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Deze vrijstellingen zijn uiteraard onderworpen aan voorwaarden en formaliteiten.

Maar terwijl dit systeem de loonkosten voor bedrijven verlaagt, kost het de staat steeds meer. Deze stijgende kosten kunnen vooral worden verklaard door de regelmatige indiening van nieuwe vrijstellingen van betaling van bedrijfsvoorheffing.

Bovendien wordt er nog steeds vaak misbruik gemaakt van het systeem van belastingvrijstellingen.

Wat doet liberoo voor jou?

Heb je vragen over de toepassing van een vrijstelling van bedrijfsvoorheffing? Liberoo Loon- en Personeelsbeheer helpt je graag verder: hr@liberoo.be.