Wat als je klanten niet betalen?

Onbetaalde facturen, de grote zorg van elke ondernemer. Hoe beschermen we ons hiertegen en welke stappen kunnen we ondernemen om de liquiditeit van ons bedrijf zoveel mogelijk te waarborgen? 

Preventieve maatregelen 

1. Wees proactief!

De meest effectieve manier om geen openstaande facturen te hebben is natuurlijk om klanten vooraf te laten betalen. Vanzelfsprekend ligt dit bij dienstenleveranciers moeilijker dan bij verkopers van goederen, aangezien het totale factuurbedrag in vele gevallen vaak pas volledig gekend is als de diensten geleverd zijn. 

Bij diensten kan je werken met tussentijdse facturen en/of voorschotten. Een korting geven voor contante betaling is een iets creatievere manier om het aantal onbetaalde facturen te beperken. 

Tip: zorg bij terugkerende opdrachten voor een domiciliëring die je meestuurt met de eerste factuur. 

2. Hecht belang aan de algemene voorwaarden 

Goede algemene voorwaarden zijn uitermate belangrijk voor een bedrijf. Hierin kan je heel wat maatregelen tegen wanbetalers opnemen: 

• een duidelijke aankondiging van de vervaldatum  
• melding van eventuele nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten 
• een clausule eigendomsvoorbehoud: dankzij deze clausule blijft de leverancier eigenaar van de goederen tot dat hij of zij hiervoor het volledige bedrag ontvangen heeft 

3. Check de solvabiliteit van potentiële klanten  

Om een beeld te krijgen van de financiële situatie van een mogelijke klant, kan je de jaarlijkse balansen raadplegen via de website van de Nationale Bank van België (www.nbb.be). 

Debiteurenbeheer 

1. Vermeld de vervaldatum duidelijk op de factuur 

In tegenstelling tot wat heel wat ondernemers denken, is het niet verplicht om op de factuur de vervaldatum te vermelden, maar het zorgt sowieso wel voor een duidelijker beeld bij de klant. Hij ziet in één oogopslag voor welke datum de factuur betaald dient te worden.  

Als we geen vervaldatum kunnen terugvinden op de factuur of in de algemene voorwaarden dan geldt er bij wet een betalingstermijn van 30 dagen. Als je een betaling van de overheid moet ontvangen, dan gelden er langere termijnen. 

2. Herinneringen versturen 

Een vriendelijke betalingsherinnering kan je versturen de dag na de vervaldatum van de desbetreffende factuur. Hiervoor mag je helaas geen kosten aanrekenen. 

Mogelijk is de klant niet van slechte wil en is hij de factuur gewoon vergeten te betalen of heeft hij deze niet goed ontvangen. 

Heel vaak wordt er na een herinnering een duplicaat opgevraagd door de klant, verstuur dit daarom steeds ineens mee. 

Tip: gebruik een facturatieprogramma waarmee er automatische herinneringen verstuurd kunnen worden zoals bijvoorbeeld Teamleader. Dit zal je veel tijd besparen! 

In de herinnering moet er een nieuwe betalingstermijn voorzien worden. Deze wordt niet bij wet bepaald dus dit kan je als ondernemer volledig naar keuze invullen. Wees als ondernemer wel redelijk in het bepalen van een vervaldatum. 

Tip: Hanteer steeds 10 dagen als betalingstermijn. Dit is een redelijke periode om de betaling uit te voeren. 

3. Telefonische aanmaning  

Als de betalingstermijn van de herinnering verstreken is en de debiteur nog steeds niet gereageerd heeft, raden wij aan om telefonisch contact met hem op te nemen.  

Probeer hiermee vooral het vertrouwen van de klant te winnen! 

Tip! Telefonisch contact werkt meestal effectiever. 

4. Schriftelijke aanmaning(en) 

Je kan ook een schriftelijke aanmaning naar de debiteur sturen als de betalingstermijn van de vorige herinnering verstreken is.  

Gebruik een toon die iets strenger overkomt en maak er tevens ook melding van dat er binnenkort intresten zullen aangerekend worden bij niet–uitvoering van de betaling.  

Voor de rappels kan je, vanaf dit stadium in het debiteurenbeheer, administratieve kosten aanrekenen.  

Het is niet bij wet bepaald hoeveel herinneringen en aanmaningen er verstuurd mogen worden. Gezond verstand brengt je al een heel eind. 

Tip! Maak het traject niet te lang en vermeld niet om de hoeveelste herinnering het gaat.  

5. Ingebrekestelling 

Leveren bovenstaande stappen nog niet het gewenste resultaat op? Dan kan je overgaan tot een aangetekende ingebrekestelling dit leidt meteen tot de start van een gerechtelijke procedure. 

Omschrijf nogmaals welke kosten en intresten de niet-betaling met zich meebrengen en geef aan dat de volgende stap een doorverwijzing is naar een incassobureau, een advocaat of een deurwaarder. 

6. Kosten en intersten  

Herinneringskosten zijn meestal zeer acceptabel en liggen gemiddeld tussen de 5 en de 10 euro per brief.  De intresten zijn afhankelijk van het factuurbedrag waarbij er percentages van 10 tot 15% gehanteerd worden.  

Voor kleinere facturen kan je je indekken door een minimumkost aan te rekenen per factuur van bijvoorbeeld 150 euro. 

Als de intresten niet in de algemene voorwaarden staan, dan geldt de wettelijke intrestvoet. Deze bedraagt 8% voor ondernemingen en slechts 2% voor particulieren. 

Je kan ook hulp inroepen bij een ingebrekestelling

1. Unpaid 

Om de volgende fase tot een goed einde brengen, kan je gebruik maken van organisaties als Unpaid. Dankzij de Unpaid-procedure kan je 100% juridisch innen zonder dat je bij een advocaat, rechtbank of incassobureau langs moet. Binnen een week wordt een aanmaning afgeleverd bij de klant thuis. Je betaalt een klein voorschot op basis van het factuurbedrag. Dit voorschot krijg je nadien terugbetaald. Hun werkingskost recupereren ze bij de klant die niet betaalde. Meer info lees je hier.  

Let wel, dit kan enkel voor niet geprotesteerde facturen tussen professionals. 

Dankzij de Potpourri-wet kunnen ondernemers in een B2B relatie na 1 maand en 8 dagen een titel bekomen die gelijk staat aan een vonnis. Zo kan de betaling juridisch worden afgedwongen zonder dat er tussenkomst van een rechter nodig is.  En dat is nu exact wat Unpaid voor je kan doen bij niet-betaling, na 1 maand en 8 dagen vanaf de afgeleverde aanmaning door de gerechtsdeurwaarder. 

2. Edebex 

Edebex is een online marktplaats waaraan je openstaande facturen kan verkopen. Edebex zorgt voor de inning ervan.  Hier kan je terecht met facturen vanaf 5.000 euro met een vervaldatum van minstens 20 dagen. Voor de bouwsector ligt het minimumbedrag op 10.000 euro. 

De gemiddelde kost hiervan ligt tussen de 1,50% en de 4% van het factuurbedrag exclusief btw.  Het platform is enkel toegankelijk voor leden.  Een lidmaatschap kost 150 euro per jaar en per factuur betaal je een vaste fee van 25 euro. 

De rest van de kosten zijn variabel en kunnen via een simulatietabel berekend worden. Hierbij speelt de solvabiliteit van de leverancier een belangrijk rol. 

Tip! Maak gebruik van onze diensten om de liquiditeit van je onderneming te verbeteren. Vanaf 180 euro per maand nemen wij het debiteurenbeheer graag voor onze rekening! Neem zeker even contact op met ons admin team om je opties te bespreken.