Wat zijn forfaitaire dagvergoedingen?
Kort gezegd kan er voor werknemers en bedrijfsleiders geopteerd worden om forfaitaire dagvergoedingen toe te kennen voor de kosten die gemaakt worden tijdens een dienstreis. Het betreft kosten die onderweg worden gemaakt voor de aankoop van maaltijden of versnaperingen. Deze kosten mogen forfaitair worden vergoed. Er bestaat ook een aanvullend forfait voor overnachtingen gemaakt tijdens een dienstreis.
Elk jaar publiceert de administratie een circulaire waarin de nieuwe forfaits worden toelicht. Deze zijn in principe van toepassing op het ambtenarenpersoneel maar worden bij uitbreiding ook toegepast op de privé-sector.
De werkgever of bedrijfsleider heeft de keuze of hij zich houdt aan deze vastgestelde vergoedingen maar is vrij om hogere vergoedingen toe te kennen. Indien men zich houdt aan de vastgelegde forfaits zal dit een niet-belastbaar voordeel vormen voor de werknemer en een aftrekbare kost voor de werkgever.
Voor hogere vergoedingen moet men bewijzen dat deze een beroepsmatig karakter hebben en dat de kosten daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Zo niet kan de fiscus dit herkwalificeren als loon met alle bijkomende lasten voor zowel de werknemer als de werkgever.
Houd er ook rekening mee dat:
- wanneer de werknemer een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, de werkgever diezelfde kost niet meer terugbetaalt op basis van de werkelijke bewijsstukken.
- zelfstandigen met een eenmanszaak voor zichzelf geen gebruik kunnen maken van deze regeling. Zij dienen ten allen tijde hun kosten te bewijzen.
Hoe werkt het
De maximale dagvergoeding bedraagt € 19,99 per dag voor een verplaatsing van minimaal 6 uur. Er geldt een beperking van maximum 40 verplaatsingen naar eenzelfde plek. (2023)
Enkele uitzonderingen
- Indien de werkgever of een derde tussenkomt in de kosten voor de maaltijden mag het forfait niet worden toegekend. Dit geldt ook als er een bedrijfsrestaurant is.
- Indien er maaltijdcheques worden toegekend aan de werknemer, dient het aandeel van de werkgever verminderd te worden in de dagvergoeding.
Voor meer informatie kan je altijd terecht bij je dossierbeheerder.
