Hoe maak ik een correcte factuur op?

De factuur vormt in de administratie van de ondernemer de basis of kern. Zonder factuur ontstaat er immers juridisch geen bevestiging van de ontstane verbintenis, uitnodiging om een schuld te betalen, bewijs van geleverde goederen of uitgevoerde diensten.  In onze digitale ondernemerswereld maakt het zelfs niet meer uit of deze factuur op papier of elektronisch wordt opgemaakt. Het is wel zo dat alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen.

Wat je moet vermelden op je factuur:

• het woord ‘factuur’
• datum van uitreiking en opeenvolgende nummering volgens één of meerdere reeksen
• naam of maatschappelijke benaming, rechtsvorm, het adres, btw-nummer van je onderneming en van jouw klant
• zetel van de rechtbank van koophandel en bankrekeningnummer van jouw onderneming
• datum, benaming, hoeveelheid, eenheidsprijs van de geleverde goederen of beschrijving van de dienstenverrichting en het toe passen btw-tarief
• eventuele bijhorende kosten zoals bijvoorbeeld transport- of verzendkosten, reiskosten,…
• de maatstaf van heffing per btw-tarief en het bedrag van de verschuldigde btw
• kortingen
• de bepaling uit het btw-wetboek over vrijstelling van btw-heffing (zie verder)
• een verwijzing naar andere facturen als er verschillende facturen zijn uitgereikt die betrekking hebben op dezelfde transactie

De taal van de factuur wordt niet bepaald door de btw-wetgeving en de btw-aftrek kan dus in principe niet geweigerd worden.

Je hoeft geen btw door te rekenen als:

• er sprake is van een medecontractant
• je een kleine onderneming bent en vrijgesteld bent van btw
• je handelt in tweedehandsgoederen
• je valt onder de bijzondere regeling voor reisbureaus, kunstvoorwerpen, …

In deze gevallen moet je factuur volgende zaken bevatten:

• ‘Btw verlegd’ als de factuur geen btw vermeldt omdat de btw verschuldigd is door de medecontractant
• ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ als de medecontractant/klant zelf een factuur opmaakt
• ‘Bijzondere regeling – reisbureaus/kunstvoorwerpen/voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’
• ‘Vrijgesteld’ als de handeling vrijgesteld is van btw en de verwijzing naar de toepasselijke bepaling in de btw-richtlijn
• ‘Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk’
• ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’: margeregeling voor tweedehandsgoederen

Alhoewel het niet verplicht is raden we toch aan de algemene voorwaarden aan de achterzijde van je factuur te vermelden.

Je factuur dient uiterlijk de 15e van de maand waarna je goederen of diensten leverde verzonden te worden.

Creditnota’s uitgereikt door een belastingplichtige ter verbetering van vorige facturen moeten in principe dezelfde vermeldingen te bevatten.  Ook moeten credit nota’s die verband houden met facturen waarop btw werd aangerekend de volgende zin te vermelden: “BTW terug te storten aan de Belgische Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”. Het is ook belangrijk te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.

Om af te sluiten geven we nog mee dat er voor alle facturen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar geldt. Voor aankopen van een nieuw onroerend goed bewaar je best de facturen 15 jaar.