Je btw-nummer beheren: aanvragen, wijzigen en stopzetten

Als ondernemer in België krijg je vroeg of laat te maken met btw-formaliteiten. Of je nu start, van regeling verandert of je activiteit stopzet: er zijn telkens een aantal regels en deadlines om rekening mee te houden. In dit artikel zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

1. Een btw-nummer aanvragen

Voordat je je btw-nummer kan activeren, moet je onderneming ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Je ondernemingsnummer zal ook na activatie je btw-nummer worden (met het voorvoegsel “BE”).

De procedure:

Een btw-nummer aanvragen doe je via formulier 604A (‘Aangifte van aanvang van activiteit’) in de e604-toepassing op MyMinfin.
Dit kan je accountant voor je doen op voorwaarde dat hij daarvoor een mandaat van jou heeft ontvangen.
Na indiening ontvang je doorgaans binnen drie tot vijf werkdagen een activatiebrief.
Belangrijk: dien het formulier in vóór de eerste btw-plichtige handeling of factuur. Te laat aanvragen kan gevolgen hebben voor je aftrekrecht.

2. Normaal regime of kmo-vrijstelling?

Bij de aanvraag kies je ook je btw-regime.

Kmo-vrijstelling (art. 56bis WBTW)

Als je jaarlijkse omzet onder 25.000 euro exclusief btw blijft, kun je kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Je rekent dan geen btw aan en dient geen periodieke aangiften in, maar je hebt ook geen recht op aftrek van betaalde btw. Wie tijdens de activiteit wil overschakelen naar de vrijstellingsregeling, moet daarvoor tijdig een formulier 604B indienen en de toepasselijke termijnen respecteren (vóór de 15e van de maand die het kwartaal voorafgaat).

Vrijstelling van rechtswege (art. 44 WBTW)

Bepaalde activiteiten zijn automatisch vrijgesteld zoals medische zorg, onderwijs en sociale dienstverlening. Wie uitsluitend zulke vrijgestelde handelingen verricht, heeft in principe geen btw-nummer nodig. In sommige specifieke situaties, bijvoorbeeld bij bepaalde intracommunautaire verrichtingen, kan toch een btw-identificatie nodig zijn. Wie zowel vrijgestelde als belastbare handelingen verricht, moet wel een btw-nummer aanvragen en de aftrekbare btw verhoudingsgewijs berekenen.

3. Wijzigingen doorgeven

Verandert er iets aan je activiteit, je btw-regime of je bankrekeningnummer voor btw-teruggaaf? Dan meld je dat via formulier 604B op MyMinfin binnen de maand na de wijziging. Wijzigingen die al via de KBO worden geregistreerd, zoals een adreswijziging of wijziging van rechtsvorm, worden doorgaans automatisch overgenomen. Daarvoor hoef je dus geen aparte wijziging meer door te geven.

4. Je btw-activiteit stopzetten

Als je je activiteit stopzet, moet je formulier 604C (“Aangifte van stopzetting van activiteit”) indienen via de e604-toepassing op MyMinfin. Dit moet binnen één maand na de effectieve stopzetting.

Bij de laatste btw-aangifte verwerk je ook verplichte herzieningen: btw op bedrijfsmiddelen die nog binnen de herzieningstermijn vallen (5 jaar voor roerende goederen, 15 of 25 jaar voor onroerende goederen) en regularisaties voor goederen die naar je privévermogen overgaan.

5. Je btw-tegoed terugvragen

Ook bij een btw-tegoed gelden specifieke regels en voorwaarden. Sinds 1 januari 2025 zijn die regels gewijzigd, onder meer rond terugbetaling via de aangifte en het gebruik van de btw-provisierekening.
Wil je weten hoe dat precies werkt en wanneer je een btw-tegoed kunt terugvragen? Lees dan ook ons aparte artikel over de nieuwe regels voor terugbetaling van btw-tegoeden vanaf 1 januari 2025.

Twijfel je over het juiste regime of de procedure voor jouw situatie? Aarzel niet om ons te contacteren. We begeleiden je graag door de btw-administratie.