Kosten eigen aan de werkgever

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever? 

Het gaat om kosten die een werknemer of bedrijfsleider maakt, maar die gedragen worden door de werkgever of vennootschap. Ze zijn beter gekend onder de naam onkostenvergoeding. Er bestaan werkelijke onkostenvergoedingen en forfaitaire onkostenvergoedingen. De kosten moeten rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of met de activiteit die binnen de vennootschap wordt uitgevoerd.

Voorbeelden zijn: verplaatsingskosten, gsm- en internetkosten, parkeerkosten, kosten voor werkgerelateerde overnachtingen, enzovoort

Kosten eigen aan de werkgever zijn aftrekbare beroepskosten voor de werkgever of de vennootschap en zijn niet belastbaar in de personenbelasting voor de werknemer. Ze moeten wel opgenomen worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider. 

Er zijn drie mogelijkheden of manieren voor een werkgever om een kost terug te betalen:  

• Een forfaitaire onkostenvergoeding, vastgesteld volgens ernstige normen: voor deze kosten heeft de fiscus een forfaitaire raming voorzien. Kilometervergoeding en de thuiswerkvergoeding zijn daarvan duidelijke voorbeelden.
• Forfaitaire onkosten zonder ernstige normen: in dit geval bepaalt de werkgever zelf het bedrag van de vergoeding.  Voorbeelden zijn representatiekosten, zoals kosten om klanten aan te trekken (bijvoorbeeld het aankopen van een steunkaart of deelnemen aan een event). De werkgever moet het gekozen bedrag wel kunnen verantwoorden.
• Een vergoeding op basis van werkelijke en bewezen kosten: de werknemer moet in dit geval een bewijsstuk kunnen voorleggen. De werkgever mag deze kosten dan volledig terugbetalen. Typische voorbeelden zijn parkeertickets, btw-bonnetjes,…

Veranderingen sinds 2022

 Sinds 1 januari 2022 geldt er een verruimde rapporteringsplicht voor deze betaalde vergoedingen. Elke kostenvergoeding die betaald werd, moet effectief vermeld worden op de fiche. Ook de afboeking via rekening courant wordt beschouwd als een terugbetaling. Als je deze ficheverplichting niet naleeft, kan dit ervoor zorgen dat de kost niet als beroepskost wordt aanvaard. Meer hierover lees je hier. 

Conclusie  

De werkgever of vennootschap moet de kosten vergoeden die een werknemer of bedrijfsleider maakt. Deze onkostenvergoedingen kunnen betaald worden op basis van effectieve kosten (met bewijsstukken) of op basis van een forfaitaire vergoeding. De terugbetaling van deze kosten is niet belastbaar in de personenbelasting en wel aftrekbaar als beroepskost.