Kosten eigen aan de werkgever

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever? 

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die een werknemer of bedrijfsleider maakt, maar die ten laste zijn van de werkgever of de vennootschap. Beter gekend als de onkostenvergoeding. Er bestaan werkelijke onkostenvergoedingen en forfaitaire onkostenvergoedingen. De kosten moeten  rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of met de activiteit die binnen de vennootschap wordt uitgevoerd. 

Kosten eigen aan de werkgever zijn bijvoorbeeld: verplaatsingskosten, gsm en internet kosten, parkeerkosten, kosten voor werk gerelateerde overnachtingen, e.d. 

Kosten eigen aan de werkgever zijn aftrekbare beroepskosten voor de werkgever of de vennootschap en zijn niet belastbaar in de personenbelasting voor de werknemer. Ze moeten wel opgenomen worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider. 

Er zijn drie mogelijkheden of manieren voor een werkgever om een kost terug te betalen:  

• Een forfaitaire onkostenvergoeding, vastgesteld volgens ernstige normen: voor deze kosten heeft de fiscus een forfaitaire raming voorzien. Kilometervergoeding en de thuiswerkvergoeding zijn daarvan duidelijke voorbeelden. 
• Forfaitaire onkosten waar geen ernstige normen voor zijn vastgesteld: in dit geval bepaalt werkgever zelf het bedrag van de forfaitaire vergoeding. Voorbeelden zijn: representatiekosten, kosten die worden gemaakt om bijvoorbeeld klanten aan te trekken zoals een steunkaart kopen, naar een event gaan… Het gekozen bedrag moet wel door de werkgever bewezen worden. 
• Een kostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten: de werknemer moet een bewijsstuk hebben van deze kosten, in dat geval mag de werkgever de kost volledig terugbetalen. Typische voorbeelden zijn parkeertickets, btw-bonnetjes, …

Veranderingen sinds 2022

De fiscus wil vanaf inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) beter zicht krijgen over de bedragen ‘kosten eigen aan de werkgever’ die een werkgever of vennootschap uitbetaalt. Daarom werd een nieuwe fiscale regelgeving afgesloten waarbij een verruimde ficheverplichting wordt ingevoerd.  

Zo is elke werkgever of vennootschap vanaf 1 januari 2022 verplicht om voor elke type van onkostenvergoeding het totale bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiscale fiche. De fiscus kan op deze manier extra controle uitoefenen op de uitbetaling van deze onkostenvergoedingen. Meer hierover lees je hier. 

Als je de verruimde ficheverplichting niet respecteert, dan kan dit ervoor zorgen dat de kost niet als beroepskost wordt beschouwd en zelfs leiden tot een extra administratieve geldboete. Het is dus belangrijk deze nieuwe regelgeving stipt op te volgen.  

Je dossierbeheerder of sociaal secretariaat kan je zeker helpen bij de nieuwe ficheverplichtingen. 

Conclusie  

De werkgever of vennootschap moet de kosten die door een werknemer of bedrijfsleider gemaakt zijn, vergoeden. Deze onkostenvergoedingen kunnen betaald worden op basis van effectieve kosten (met bewijsstukken) of op basis van een forfaitaire vergoeding. De terugbetaling van deze kosten zijn niet belastbaar in de personenbelasting en wel aftrekbaar als beroepskost. Er geldt vanaf inkomstenjaar 2022 een verruimde ficheverplichting waarbij alle bedragen vermeld moeten worden.