Wat is btw? Een heldere uitleg

Als ondernemer krijg je voortdurend met btw te maken. Toch is het niet altijd duidelijk wanneer je btw moet aanrekenen, welke btw je kan aftrekken en wat dit betekent voor je facturen, kosten en administratie. We leggen de basis stap voor stap uit.

Wat is btw?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een belasting die wordt geheven op de meeste goederen en diensten.
Als ondernemer reken je meestal btw aan op je facturen. Je klant betaalt die btw aan jou, waarna jij ze via je btw-aangifte doorstort aan de overheid.
Dat betekent dat de btw die je ontvangt geen extra inkomen voor je onderneming, jij bent slechts het doorgeefluik.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Stel dat je een factuur maakt van € 1.000 exclusief btw.
Bij een btw-tarief van 21% factureer je:

• dienst/goed: € 1.000
• btw: € 210
• totaal te betalen: € 1.210

De € 210 btw ontvang je van je klant maar dat bedrag is bestemd voor de overheid en stort jij door via de periodieke btw-aangifte.

Kan je btw op kosten terugvragen?

In veel gevallen wel. Koop je als ondernemer een laptop, softwarepakket of ander materiaal voor je activiteit? Dan betaal je daar meestal ook btw op. Wanneer die uitgaven beroepsmatig zijn en je recht hebt op btw-aftrek, mag je de betaalde btw doorgaans aftrekken van de btw die je aan klanten hebt aangerekend. Dat bedoelen we met btw recupereren: beide bedragen worden via je btw-aangifte met elkaar verrekend.

Je stort dus meestal alleen het verschil door aan de overheid. Is de aftrekbare btw hoger dan de btw die je verschuldigd bent, dan ontstaat er een btw-tegoed. De verwerking of terugbetaling daarvan hangt af van de geldende voorwaarden. Wanneer de verschuldigde btw, ontvangen van jouw klanten, hoger is dan de aftrekbare btw, spreken we van een btw-schuld. De betaling ervan dient steeds tijdig te gebeuren om intresten te vermijden.

Voorbeeld: je koopt een kantoormaterialen die je volledig beroepsmatig gebruikt en waarvoor je recht hebt op btw-aftrek:

• prijs exclusief btw: € 1.000
• btw op de aankoop: € 210
• totaal betaald: € 1.210
• btw aangerekend aan klanten in dezelfde aangifteperiode: € 1.050
• te verrekenen: € 1.050 − € 210 = € 840 door te storten

De € 210 btw op de laptop wordt dus afgetrokken. Daardoor kost de laptop je onderneming uiteindelijk nog € 1.000.

Moet je als ondernemer altijd btw aanrekenen?

Niet altijd. Sommige kleine ondernemingen kunnen onder voorwaarden gebruikmaken van de btw-vrijstellingsregeling. Daarbij reken je geen btw aan je klanten, maar kan je de btw op je kosten ook niet aftrekken. Of die regeling voor jou interessant is, hangt onder meer af van je omzet, klanten en investeringen.

Kwartaal- of maandaangifte?

Veel ondernemers dienen hun btw-aangifte per kwartaal in. Sommige ondernemingen moeten echter maandelijks aangifte doen. Welke regeling voor jou van toepassing is, hangt onder meer af van je omzet en situatie.

Welke btw-tarieven bestaan er?

In België geldt meestal een btw-tarief van 21%, maar voor bepaalde goederen en diensten bestaan ook verlaagde tarieven zoals 6% of 12%. Welk tarief van toepassing is hangt af van de activiteit of het product dat je verkoopt.
Het is belangrijk om vanaf de start het juiste btw-tarief toe te passen op je facturen. Een foutief tarief kan later leiden tot administratieve problemen of rechtzettingen.

Een goede start voorkomt verrassingen

Btw lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar de keuze van je btw-statuut heeft een impact op je prijzen, administratie en cashflow. Bekijk daarom samen met je boekhouder welke regeling het best bij jouw activiteit, klanten en investeringen past. Zo vermijd je verrassingen en houd je je administratie correct.

Let op: btw-regels en uitzonderingen kunnen wijzigen en verschillen naargelang je activiteit. Laat je situatie altijd individueel beoordelen. 

Meer weten over de vrijstellingsregeling en wanneer ze interessant kan zijn? Lees dan ook: Vrijstellingsregeling btw voor kleine ondernemingen.